L’arme
absolue contre le papier et les microfiches
Le COLD de GARGANTUA,
très simple
à utiliser, automatise le stockage et la recherche
de vos dossiers d’origine spool.
Les sorties d’origine spool
proviennent d’un ordinateur central, d’un
AS/400, d’un RS/6000, ou de toute autre source
encore. Cette information est ensuite compilée
et indexée en texte intégral, avec
exclusion des mots tels que le, la, les ... et des
termes non pertinents (que vous rencontrez sans cesse).
Au lieu de tout indexer en texte intégral,
l’administrateur peut également utiliser
certaines zones (lignes ou colonnes) comme index.
L’ensemble de cette information,
une fois indexée, est disponible pour tout
utilisateur autorisé à y accéder
via son poste de travail, soit sur place, soit depuis
un site distant (via modem, Intranet, ou duplication
de bases sur CD ROM dans les autres sites). Des index
principaux (masters) peuvent être définis
par media pour accélérer la rapidité des
recherches.
Les pages des dossiers sont très
facilement visualisées grâce aux fonds
de pages qui leur sont associés, et peuvent
être copiées et collées dans
un traitement de texte ou un tableur.
Le COLD de GARGANTUA permet
de récupérer, indexer, stocker, restituer,
diffuser et protéger votre capital information.
1) Principe
de fonctionnement
L’installation et le paramétrage
du système COLD sont des opérations
très simples. Avec le module administrateur,
vous spécifiez en quelques minutes la source,
la structure des index, les fonds de page et le niveau
de sécurité pour chaque dossier, voire
pour chaque page pour un utilisateur ou un groupe
d’utilisateurs. Puis, vous procédez à l’indexation.
Un fichier (.log) permet de consulter la traçabilité des
traitements d’archivage. En cas d’erreur,
vous pourrez trouver le fichier qui a posé
problème.
Une indexation existante peut être
enrichie si un critère a été oublié après
recréation des spools correspondants (à partir
des fichiers qui avaient été
générés par le logiciel COLD).
Il suffit de rajouter le critère dans la définition
du modèle et de relancer l’indexation.
Votre système central équipé du
COLD de GARGANTUA continue de fonctionner de la même
manière qu’auparavant,
à ceci près que les dossiers sont automatiquement “
imprimés ” dans son moteur d’indexation,
puis indexés, compressés et stockés
sur des disques optiques ou magnétiques.
Les documents sont classés
de façon arborescente :
- familles et modèles (dossiers)
- fichiers spools
- pages
Chaque utilisateur autorisé peut
consulter, imprimer des documents, ou les exporter
dans le presse-papiers Windows pour les réutiliser
dans un traitement de textes ou un tableur. Il n’attend
plus un dossier venant d’un service tiers :
il l’obtient immédiatement !
2) La
recherche en texte intégral : performance
et rapidité
L’administrateur du COLD de
GARGANTUA peut prédéfinir jusqu’à 22
champs d’index par modèle. Le COLD est
pourvu d’un moteur d’indexation très
puissant et très rapide. Il indexe le contenu
des dossiers après avoir
éliminé tous les termes non pertinents
(exemple : le, la, les ...). Ainsi, lorsqu’une
recherche est lancée, les temps de réponse
sont très courts, quel que soit le terme sur
lequel la recherche a été lancée.
Certaines zones peuvent être exclues de l’indexation
en texte intégral par simple manipulation
de la souris.
Les recherches booléennes
(avec les opérateurs de comparaison et, ou,
=, ...) ou par approximation sont également
disponibles. Elles sont lancées soit sur un
seul dossier, soit sur un groupe de dossiers, soit
sur l’ensemble de la base d’informations.
Les critères de recherche sont multiples :
intitulés de dossiers, de pages, de phrases,
mots, nombres, dates, critères pré-paramétrés.
Les 100 dernières requêtes sont mémorisées.Par
ailleurs, les systèmes COLD usuels effectuent
les recherches média par média, ce
qui les rend peu rapides.
A l’inverse, lorsque vous
lancez une requête avec le COLD de GARGANTUA,
il vous offre une assistance en vous fournissant
la liste des intitulés des dossiers et des
index les plus couramment recherchés et les
dates auxquelles ces mots ont été saisis.
Ceci vous permet d’effectuer une première
qualification et permet au système de charger
les médias sur lesquels se trouvent vos données
: en quelques secondes, vous parcourez des centaines
de rapports, des milliers de pages sur plusieurs
médias.
Lors de la visualisation, vous pouvez
très simplement cibler une page, cibler un
champ ou vous déplacer d’occurrence
en occurrence pour extraire l’information et
la réutiliser dans un traitement de texte
ou un tableur.
3) Accès
facile, mais sécurité maximale
Le COLD de GARGANTUA
vous offre une sécurité
entièrement paramétrable, que vous
ne retrouvez ni avec le papier, ni avec les microfiches,
ni dans les systèmes traditionnels.
Des niveaux de protection sont définis pour
chaque dossier, pour chaque page, et/ou par groupe
d’utilisateurs.
4) Le
stockage
Le COLD de GARGANTUA stocke toute
votre information en ligne ou sur CD, rendant ainsi
n’importe quelle page d’un dossier disponible
en quelques secondes pour vos collaborateurs, sans
qu’ils aient
à se déplacer. Comparez avec les listing
papier empilés sur les bureaux ou une bande
de microfilm consultable à l’autre bout
du bâtiment ...
L’archivage des données
sur CD ROM se fait depuis le logiciel, sans module
supplémentaire. Mais il peut être réalisé
sur d’autres supports.
Le système de stockage retenu dépend
:
- de la fréquence de consultation
des données
- des obligations légales
concernant certaines données
- du degré de sécurité nécessaire
(ex : tolérance
de pannes)
Si les documents anciens sont consultés
peu fréquemment, il est possible de manipuler
les supports, c’est-à-dire de charger
le media correspondant à la recherche au moment
où
la recherche est lancée. Dans le cas inverse,
ou pour faciliter l’accès de tout utilisateur
aux données archivées sur CD, il est
possible de mettre tous les CD dans un juke-box.
5) La
gestion des fonds
de page
Le COLD de GARGANTUA gère
les fonds de page, ce qui permet aux utilisateurs
de visualiser, éventuellement de réimprimer,
ou encore de faxer des états émis par
un ordinateur central exactement de la même
manière que s’ils avaient été
imprimés sur des formulaires originaux.
La présence de ce fond de page est optionnelle
lors de la consultation
à l’écran ou lors de l’impression.
Lors d’un changement de fond
de page, il est possible de créer une dissociation
entre anciens et nouveaux fichiers par rapport à
un mot se trouvant dans la page.
Si, à un même document,
on veut faire correspondre plusieurs fonds de page,
il est possible de constituer une bibliothèque
de fonds de page par dossier. Lors de l’affichage,
l’utilisateur choisira alors le fond de page
qui lui convient dans une liste déroulante.
6) Les
outils d’aide à la visualisation
Le COLD de GARGANTUA est pourvu
d’outils rapides et performants :
- outils de construction des fonds
de page
- aide en ligne intuitive
- barres de défilement
pour “ feuilleter ” facilement les
dossiers, horizontales et verticales (car certains
dossiers sont présentés en lignes,
d’autres en colonnes)
- barre de défilement des
occurrences (pour aller de résultat de recherche
en résultat de recherche)
- recherche assistée
- critères de recherche
mis en relief pour une visualisation plus aisée
- ajout de notes, post-it, encadrés
- mise en surbrillance de passages
- possibilité de créer
des schémas explicatifs sur la droite de
votre dossier
- affichage ou non du fond de
page par simple clic
7) L’impression
Les documents peuvent être
imprimés localement ou par l’intermédiaire
d’un réseau, avec ou sans fond de page,
par page, par document.
La qualité de l’impression est en général
bien meilleure à celle d’une copie de
l’original.
8) Bases
de données
Les bases de données standard utilisées
par le COLD de GARGANTUA sont Access ou Oracle selon
le cas et Fulcrum pour la partie texte intégral.
9) Evolutions
du système
Le produit permet :
- de prendre en compte une réorganisation
d’entreprise (il peut même y aider),
- d’intégrer de nouveaux utilisateurs
(par achat de nouvelles licences),
- d’archiver de nouveaux types de documents
(pas de limitation),
- de prendre en compte les nouveaux fonds de page,
- de faire face à un accroissement des
volumes traités.
Des modules optionnels étendent les possibilités
de votre système COLD :
- module GED Image (c’est le cas ici pour
la gestion des courriers)
- messagerie
- Workflow ...
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de documentation
