Arma
absoluta contra el papel y las microfichas
El COLD de GARGANTUA,
de uso muy sensillo, automatiza el almacenamiento
y la búsqueda de sus carpetas de origen spool.
Los spools provienen de un ordenador
central, un AS/400, un RS/6000 u otro. Luego, dicha
información se complila, se indiza en texto íntegro
excluyendo palabras como “el”, “la”, “los”...
muy frecuentes y no pertinentes.
El administrador también
puede decidir indizar en texto íntegro solo
algunas zonas (líneas o columnas).
La totalidad de dicha información, una vez
indizada, queda a disposición de todo usuario
autorizado a accederla via su estación de
trabajo, ya sea en el mismo sitio o desde un sitio
distante via modem, intranet o duplicación
de bases sobre CD-Rom. Es posible determinar índices
principales, llamados “masters”, en cada medium para
acelerar las búsquedas.
El usuario visualiza de manera
muy fácil las páginas de las carpetas
gracias a las imágenes de segundo plano que
se les puede adjuntar. Dichas páginas también
pueden ser copiadas y pegadas en un software de tratamiento
de texto o en una hoja de cálculo.
El COLD de GARGANTUA le
permite recuperar, indizar, almacenar, restituir,
difundir y proteger su capital informativo.
1) Funcionamiento
Instalar y configurar el sistema
COLD son operaciones muy sencillas. Gracias al módulo
de administración se puede indicar en unos
minutos la fuente, la estructura de los índices,
las imágenes de segundo plano y el nivel de
seguridad de cada carpeta o de cada documento para
un usuario o grupo de usuarios. Luego se procede
a la indización. Un archivo .log asegura la
trazabilidad de la gestión del archivo. Cuando
surja un error se podrá encontrar el archivo
que causó el problema.
Usted puede modificar una indización
existente si por ejemplo un criterio ha sido olvidado
después de haber creado los spools a partir
de los archivos que genera el sistema COLD. Basta
con agregar dicho criterio en la definición
del modelo y de iniciar nuevamente la indización.
Su sistema central equipado con
el COLD de GARGANTUA sigue funcionando de la misma
manera que antes pero las carpetas son automaticamente “imprimidas” en
su motor de indización, luego indizadas, comprimidas
y almacenadas en discos ópticos o magnéticos.
Los documentos se clasifican en una jerarquía
de tipo “árbol” por:
- Familias de modelos (carpetas)
- archivos spool
- páginas
Todo usuario autorizado puede consultar,
imprimir documentos o exportarlos hacia el portapapeles
de Windows para volver a utilizarlos en un tratamiento
de texto o en una hoja de cálculo. Ya no ha
de esperar que otro servicio envíe un expediente!
Obtiene los documentos de inmediato.
2) La
búsqueda de texto íntegro: eficiencia
y rapidez
El administrador del COLD de GARGANTUA
puede determinar 22 campos de índice por modelo,
lo máximo. El COLD dispone de un poderoso
motor de indización muy rápido. Indiza
el contenido de las carpetas después de eliminar
las palabras no pertinentes como “el”, “la”, “los”.
Este procedimiento permite acortar los tiempos de
respuesta cuando se hace una búsqueda cualquiera
que sea el término buscado. Es posible exlcluir
de la indización de texto íntegro ciertas áreas
de manera muy censilla con el ratón.
El COLD también dispone
de búsquedas booleanas (operadores de typo
Y, O, =, NEXT...) que pueden efectuarse sobre una
sola carpeta, sobre un conjunto de carpetas o sobre
la totalidad de la base de datos.
Los criterios de búsqueda pueden ser: carpetas,
páginas, frases, palabras, números,
fechas, criteros predefinidos.
Se memorizan las 100 últimas búsquedas.
Nótese que los demás
sistemas COLD efectúan las búsquedas
disco por disco, lo que aumenta el tiempo de acceso
a la información.
A la inversa de éstos, cuando
inicia una búsqueda el COLD de GARGANTUA le
ayuda proponiéndole la lista de las carpetas
e índices los mas frecuentemente buscados
asi como las fechas de utilización de dichos
criterios. Esto permite al usuario dar una primera
orientación a la búsqueda y al sistema
cargar los discos en los cuales se encuetran los
datos. En unos segundos usted puede recorrer cienes
de informes, miles de páginas sobre varios
discos.
Puede visualizar tanto una página,
como un campo o desplazarse de una ocurrencia a otra
para extraer la información y utilizarla en
un tratamiento de texto o en una hoja de cálculo.
3) Acceso
fácil con máxima seguridad
El COLD de GARGANTUA
le ofrece una seguridad completamente configurable
imposible de igualar ni con el papel, ni con las
microfichas, ni con los sistemas estándar.
Los niveles de seguridad se definen
para cáda carpeta, para cáda página
y/o por grupo de usuarios.
4) Almacenamiento
El COLD de GARGANTUA almacena toda
su información y la pone “en línea” sobre
CD de tal manera que sus colaboradores puedan acceder
cualquier página de una carpeta en unos segundos
sin tener que desplazarse. Compare el sistema COLD
con largas listas de papel sobre los despachos o
con una banda de microfilm consultable unicamente
en un local del otro lado del edificio...
El archivo de los datos sobre CD-Rom
se efectúa desde el mismo software, no interviene
ningún otro módulo específico.
Sinembargo dicho archivo puede ser realizado sobre
otros soportes.
Se ha de optar por un soporte de almacenamiento según:
- la frecuencia a la que se consultan los datos
- las obligaciones legales con respecto a ciertos
datos
- el nivel de seguridad necesario (por
ejemeplo: tolerancia de averías)
Si los documentos antiguos se consultan
de manera puntual, es posible manipular dichos soportes,
es decir cargar el disco que corresponde a la búsqueda
al iniciarla. De lo contrario, o para facilitar el
acceso de todo usuario a los datos sobre CD, es posible
poner todos los CD en un juke box.
5) Gestión
de Imágenes de Segundo plano
El COLD de GARGANTUA posee funciones
para aplicar imágenes de segundo plano, lo
que permite a los usuarios visualizar y eventualmente
imprimir o enviar por fax los informes emitidos por
un ordenador central tal como si fueran impresiones
de formularios originales.
Mostrar imágenes de segundo
plano es una función opcional tanto para visualizar
como para imprimir un documento.
Las imágenes de segundo plano pueden ser atribuidas
a aquellos archivos en los que se encuentre una palabra
clave.
Para atribuir varias imágenes
de segundo plano a un mismo documento es posible
constituir una biblioteca de dichas imágenes.
En ese caso el usuario selecciona la imagen que desea
en una lista desplegable.
6) Herramientas
para visualización
El COLD de GARGANTUA dispone de herramientas rápidas
y poderosas:
- herramientas para elaborar imágenes de
segundo plano
- menu de ayuda integrada intuitiva
- barras de desplazamiento para pasar las carpetas
hoja por hoja: horizontales, verticales (ya que
algunas carpetas se presentan bajo forma de líneas,
otras de columnas)
- barra de desplazamiento para las ocurrencias
(luego de una búsqueda, para pasar de resultado
en resultado)
- búsqueda con ayuda
- criterios de búsqueda puestos en relieve
para una visulización mas fácil
- agregar notas
- resaltar texto
- crear esquemas explicativos a la derecha de su
carpeta
- mostrar u ocultar imagen de segundo plano con
un clic
7) Imprimir
Los documentos se pueden imprimir
en modo local o via una red, con o sin imagen de
segundo plano, por página, por documento.
La calidad de dichas impresiones
rebasa por lo general la de una copia de documento
original.
8) Bases
de datos
Las bases de datos que utiliza el
COLD de GARGANTUA son Access o Oracle asi como Fulcrum
para la parte texto íntegro.
9) Evolución
del sistema
El COLD permite:
- tomar en cuenta una reorganización de
la empresa e incluso facilitarla
- integrar nuevos usuarios (adquiriendo nuevas
licencias
- archivar nuevos tipos de documentos (sin límite
alguno)
- tomar en cuenta nuevas imágenes de segundo
plano
- hacer frente a una ampliación de volúmenes
documentales para procesar>
El sistema COLD lo puede todo y mucho mas gracias
a sus módulos opcionales:
- módulo GED Imagen (se utiliza aquí para
la gestión del correo)
- correo electrónico
- Workflow ...
Imprimir
Recibir
una documentación
ECM - BPM
