L’arme absolue contre le papier et les microfiches

Le COLD de GARGANTUA, très simple à utiliser, automatise le stockage et la recherche de vos dossiers d’origine spool.

Les sorties d’origine spool proviennent d’un ordinateur central, d’un AS/400, d’un RS/6000, ou de toute autre source encore. Cette information est ensuite compilée et indexée en texte intégral, avec exclusion des mots tels que le, la, les ... et des termes non pertinents (que vous rencontrez sans cesse).

Au lieu de tout indexer en texte intégral, l’administrateur peut également utiliser certaines zones (lignes ou colonnes) comme index.

L’ensemble de cette information, une fois indexée, est disponible pour tout utilisateur autorisé à y accéder via son poste de travail, soit sur place, soit depuis un site distant (via modem, Intranet, ou duplication de bases sur CD ROM dans les autres sites). Des index principaux (masters) peuvent être définis par media pour accélérer la rapidité des recherches.

Les pages des dossiers sont très facilement visualisées grâce aux fonds de pages qui leur sont associés, et peuvent être copiées et collées dans un traitement de texte ou un tableur.

Le COLD de GARGANTUA permet de récupérer, indexer, stocker, restituer, diffuser et protéger votre capital information.

1) Principe de fonctionnement

L’installation et le paramétrage du système COLD sont des opérations très simples. Avec le module administrateur, vous spécifiez en quelques minutes la source, la structure des index, les fonds de page et le niveau de sécurité pour chaque dossier, voire pour chaque page pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Puis, vous procédez à l’indexation. Un fichier (.log) permet de consulter la traçabilité des traitements d’archivage. En cas d’erreur, vous pourrez trouver le fichier qui a posé problème.

Une indexation existante peut être enrichie si un critère a été oublié après recréation des spools correspondants (à partir des fichiers qui avaient été générés par le logiciel COLD). Il suffit de rajouter le critère dans la définition du modèle et de relancer l’indexation.

Votre système central équipé du COLD de GARGANTUA continue de fonctionner de la même manière qu’auparavant, à ceci près que les dossiers sont automatiquement “ imprimés ” dans son moteur d’indexation, puis indexés, compressés et stockés sur des disques optiques ou magnétiques.

Les documents sont classés de façon arborescente :

• familles et modèles (dossiers)
• fichiers spools
• pages

Chaque utilisateur autorisé peut consulter, imprimer des documents, ou les exporter dans le presse-papiers Windows pour les réutiliser dans un traitement de textes ou un tableur. Il n’attend plus un dossier venant d’un service tiers : il l’obtient immédiatement !

2) La recherche en texte intégral : performance et rapidité

L’administrateur du COLD de GARGANTUA peut prédéfinir jusqu’à 22 champs d’index par modèle. Le COLD est pourvu d’un moteur d’indexation très puissant et très rapide. Il indexe le contenu des dossiers après avoir éliminé tous les termes non pertinents (exemple : le, la, les ...). Ainsi, lorsqu’une recherche est lancée, les temps de réponse sont très courts, quel que soit le terme sur lequel la recherche a été lancée. Certaines zones peuvent être exclues de l’indexation en texte intégral par simple manipulation de la souris.

Les recherches booléennes (avec les opérateurs de comparaison et, ou, =, ...) ou par approximation sont également disponibles. Elles sont lancées soit sur un seul dossier, soit sur un groupe de dossiers, soit sur l’ensemble de la base d’informations.

Les critères de recherche sont multiples : intitulés de dossiers, de pages, de phrases, mots, nombres, dates, critères pré-paramétrés.

Les 100 dernières requêtes sont mémorisées.Par ailleurs, les systèmes COLD usuels effectuent les recherches média par média, ce qui les rend peu rapides.

A l’inverse, lorsque vous lancez une requête avec le COLD de GARGANTUA, il vous offre une assistance en vous fournissant la liste des intitulés des dossiers et des index les plus couramment recherchés et les dates auxquelles ces mots ont été saisis. Ceci vous permet d’effectuer une première qualification et permet au système de charger les médias sur lesquels se trouvent vos données : en quelques secondes, vous parcourez des centaines de rapports, des milliers de pages sur plusieurs médias.

Lors de la visualisation, vous pouvez très simplement cibler une page, cibler un champ ou vous déplacer d’occurrence en occurrence pour extraire l’information et la réutiliser dans un traitement de texte ou un tableur.

3) Accès facile, mais sécurité maximale

Le COLD de GARGANTUA vous offre une sécurité entièrement paramétrable, que vous ne retrouvez ni avec le papier, ni avec les microfiches, ni dans les systèmes traditionnels.

Des niveaux de protection sont définis pour chaque dossier, pour chaque page, et/ou par groupe d’utilisateurs.

4) Le stockage

Le COLD de GARGANTUA stocke toute votre information en ligne ou sur CD, rendant ainsi n’importe quelle page d’un dossier disponible en quelques secondes pour vos collaborateurs, sans qu’ils aient à se déplacer. Comparez avec les listing papier empilés sur les bureaux ou une bande de microfilm consultable à l’autre bout du bâtiment ...

L’archivage des données sur CD ROM se fait depuis le logiciel, sans module supplémentaire. Mais il peut être réalisé sur d’autres supports.

Le système de stockage retenu dépend :

• de la fréquence de consultation des données
• des obligations légales concernant certaines données
• du degré de sécurité nécessaire (ex : tolérance de pannes)

Si les documents anciens sont consultés peu fréquemment, il est possible de manipuler les supports, c’est-à-dire de charger le media correspondant à la recherche au moment où la recherche est lancée. Dans le cas inverse, ou pour faciliter l’accès de tout utilisateur aux données archivées sur CD, il est possible de mettre tous les CD dans un juke-box.

5) La gestion des fonds de page

Le COLD de GARGANTUA gère les fonds de page, ce qui permet aux utilisateurs de visualiser, éventuellement de réimprimer, ou encore de faxer des états émis par un ordinateur central exactement de la même manière que s’ils avaient été imprimés sur des formulaires originaux.

La présence de ce fond de page est optionnelle lors de la consultation à l’écran ou lors de l’impression.

Lors d’un changement de fond de page, il est possible de créer une dissociation entre anciens et nouveaux fichiers par rapport à un mot se trouvant dans la page.

Si, à un même document, on veut faire correspondre plusieurs fonds de page, il est possible de constituer une bibliothèque de fonds de page par dossier. Lors de l’affichage, l’utilisateur choisira alors le fond de page qui lui convient dans une liste déroulante.

6) Les outils d’aide à la visualisation

Le COLD de GARGANTUA est pourvu d’outils rapides et performants :

• outils de construction des fonds de page
• aide en ligne intuitive
• barres de défilement pour “ feuilleter ” facilement les dossiers, horizontales et verticales (car certains dossiers sont présentés en lignes, d’autres en colonnes)
• barre de défilement des occurrences (pour aller de résultat de recherche en résultat de recherche)
• recherche assistée
• critères de recherche mis en relief pour une visualisation plus aisée
• ajout de notes, post-it, encadrés
• mise en surbrillance de passages
• possibilité de créer des schémas explicatifs sur la droite de votre dossier
• affichage ou non du fond de page par simple clic

7) L’impression

Les documents peuvent être imprimés localement ou par l’intermédiaire d’un réseau, avec ou sans fond de page, par page, par document.

La qualité de l’impression est en général bien meilleure à celle d’une copie de l’original.

8) Bases de données

Les bases de données standard utilisées par le COLD de GARGANTUA sont Access ou Oracle selon le cas et Fulcrum pour la partie texte intégral.

9) Evolutions du système

Le produit permet :

• de prendre en compte une réorganisation d’entreprise (il peut même y aider),
• d’intégrer de nouveaux utilisateurs (par achat de nouvelles licences),
• d’archiver de nouveaux types de documents (pas de limitation),
• de prendre en compte les nouveaux fonds de page,
• de faire face à un accroissement des volumes traités.

Des modules optionnels étendent les possibilités de votre système COLD :

• module GED Image (c’est le cas ici pour la gestion des courriers)
• messagerie
• Workflow ...