Gargantua 6 est un outil performant et polyvalent destiné à la circulation, le traitement et la gestion de tous types de contenus. Doté d'innovations technologiques exclusives, idéal pour la rationalisation du travail, il est conçu pour faciliter les échanges au sein des organisations publiques ou privées, améliorer la productivité, sécuriser les objectifs et fournir un avantage concurrentiel en aidant aux prises de décisions.

Véritable référentiel d'entreprises, totalement intégré mais modulaire, Gargantua 6 est à la fois un portail d'entreprise, un logiciel de workflow multiprocessus, un logiciel de traitement et de gestion de contenus, un logiciel d'archivage légal…

Gargantua 6 permet à des milliers d'utilisateurs, de traiter avec une efficacité incomparable des millions de transactions et de gérer des milliards de documents.

D'un fonctionnement aisé et efficace, Gargantua 6 répond aux besoins de gestion des documents et de leur contenu ainsi que de la totalité de leur cycle de vie depuis la création, la modification, l'approbation, la circulation, la diffusion et jusqu’à l'archivage ou la suppression. Il se positionne comme un outil à la fois de BPM et d'ECM indispensable pour répondre aux besoins essentiels : l'efficacité, la souplesse, la productivité et la compétition. La technologie employée, les nombreuses innovations, la qualité des fonctions présentes accompagnent et simplifient le travail au quotidien.

La plate forme Gargantua 6 est un référentiel d'entreprise moderne, pré configuré, extensible, intuitif et très simple d'emploi. Elle est fournie avec un ensemble de composants communs aux différents procédés métier de chaque entreprise et aux opérations de gestion de contenu. Elle optimise les activités et offre une visibilité en temps réel de tout ce qui se passe. La notion de vues permet notamment à chaque utilisateur de disposer d'un environnement de travail adapté à ses besoins personnels.

Ses caractéristiques modulaires, l'environnement J2EE et l'utilisation de la technologie AJAX, l'architecture multi-tiers orientée service, son ouverture à la distribution sur différents serveurs pour la montée en charge,  l'exploitation des atouts XML, ainsi que l'ensemble des automatismes de processus et de classification regroupés sous forme de bibliothèques, son jeu d'API et de Web Services très ouverts,  la gestion de l'unicode permettant l'utilisation des jeux de caractère arabes, indiens et autres, font de Gargantua 6 un produit stratégique pour l'entreprise réactive.

Les moteurs de bases de données

En standard, Gargantua 6 utilise au minimum deux bases de données distinctes : une base texte intégral et une base relationnelle.

Searchtools est le noyau d'indexation et de recherche en mode texte intégral. Ce moteur est destiné à stocker d'énormes quantités d'index, en fait tous les mots contenus dans les différents fichiers de type texte. Considéré comme le plus performant et le plus rapide au monde, il permet la navigation dans d'énormes ensembles d'informations sans avoir à en connaître le mode d'organisation ou de stockage.

Oracle, SQLServer, Informix, PostgreSql… sont les bases utilisées pour la sécurisation des flux et des liens, la gestion des attributs, des données d'audit...

Ces deux moteurs de bases de données permettent la constitution de référentiels robustes, sécurisés, performants et très évolutifs.

L'interface utilisateur

Deux types d'interface sont disponibles, l'une de type Web, l'autre de type Windows, d'aspect quasiment identique et toutes deux très simples d'utilisation.

L’interface client Windows est destinée aux utilisateurs ayant besoin de fonctions d'automatisation avancées, lesquelles ne sont pas disponibles ou programmables à travers des navigateurs (passage en OCR avec indexation automatique de grands volumes de documents par exemple). 

L’interface de type web accélère le déploiement, elle est personnalisable et permet de s'adapter rapidement aux besoins de chaque utilisateur.

Les vues, fonctions de présentationorganisationnelle ou métier permettent de consulter les catalogues de contenus selon une classification privée. Ces vues, spécifiques à chaque besoin utilisateur, sont créées à la volée lors de chaque connexion à une base.

Le portail

A la connexion, après l'identification, le portail de Gargantua est affiché et met à la disposition de chacun l'information qui lui est utile dans le cadre de son activité. Espace de travail intuitif et totalement personnalisable, ce site individuel d'entreprise, depuis lequel les liens et les contenus sont accessibles, permet de coiffer une multitude de sources de données et d'applications.

Très facilement adaptable aux standards de l'entreprise, le portail autorise l'accès, le partage et l'interaction avec les rapports, analyses et tout autre document ou produit permettant la compréhension du travail et la prise de décision.

Chaque utilisateur peut gérer ses liens vers les logiciels ou les sites externes, vers la boite de réception du module workflow, vers ses catalogues de contenus, vers les masques de recherches générales ou préprogrammées… L'accès aux ressources comme aux contenus, fonction du profil d’utilisateur, est donc facilité.

Portal Designer est l'outil de conception et d'implémentation du portail. Intégré au module d'administration de la plate forme Gargantua, il permet de modéliser l'ensemble et de définir la  gestion globale des droits à la création et à la personnalisation des emplacements. 

De manière à uniformiser les accès à certaines fonctions, le gestionnaire peut définir et fixer des zones communes pour l'ensemble des utilisateurs, affecter des objets prêts à l'emploi, figer des liens ou des fonctions et ne laisser que des parties libres à la personnalisation, laquelle est effectuée graphiquement depuis le navigateur web.

Gargantua 6 s'intègre également aux portails existants.

Le Workflow  ou  BPM (Business Process Management)

Le workflow de Gargantua est un formidable outil d'organisation du travail. Il permet la création de nombreux processus statiques ou dynamiques de complexité variable qui vont rationaliser et optimiser les flux de travail au sein des organisations. Les durées de traitement s'en trouvent réduites et les contraintes d'exécution clairement affichées accroissent les performances.

Organisé autour de la gestion de tâches affectées à des rôles (fonction dans une organisation remplie par un ou plusieurs utilisateurs ou par un groupe), de boites de réception ou d'attente, la simplicité d'utilisation combinée à la rapidité des traitements rend cet outil indispensable à la gouvernance des systèmes d'information.

Le module de workflow de Gargantua couvre toutes les étapes de gestion des processus telles que la modélisation, la supervision, la circulation et l'exécution des tâches allouées à des utilisateurs, des groupes ou des rôles. Il dispose en interne d'outils de création de formulaire, de création et de modélisation graphique des processus, d'audit, d'administration, de gestion prévisionnelle des temps de présence des utilisateurs, de bibliothèques de fonctions…

• L'outil de modélisation permet de définir dans un environnement graphique les procédures du workflow ainsi que les tâches à effectuer et les contraintes imposées pour les traitements. Le nombre de ces procédures n'étant pas limité, des bibliothèques de processus ou de sous processus peuvent être créées.

• Form Concept fournit une solution simple de création et de déploiement de formulaires électroniques (eforms), lesquels peuvent être exploités et traités de manière autonome ou associés à des objets en vue d'en contrôler la circulation. En fin de processus, les données sont transformées en attributs ou associées aux objets qu'ils ont accompagnés, ou conservées sous leur forme dans les formulaires.

Les différentes zones de saisie sont uniquement accessibles aux profils autorisés. De ce fait, dans son cheminement, le formulaire peut se transformer (zones invisibles, en lecture seule, etc.) en fonction de critères de sécurité ou d'accessibilité.

• Interface utilisateur : les utilisateurs étant authentifiés l'interface est personnalisée en fonction du profil et des droits de chacun. Les fonctionnalités accessibles, le contenu des différentes corbeilles (réception, attente) ainsi que la liste des tâches classées par processus, par degré d'urgence… sont présentés de manière claire et simple.
• Intégration de documents : à chaque étape des processus il est possible d’intégrer tous types de fichiers par numérisation (de nombreux scanners sont gérés en interne) ou par importation. Les connecteurs permettent l'insertion directe des emails et des fichiers issus des suites bureautiques.
• Suivi en temps réel : par processus ou pour un ensemble de processus, un gestionnaire peut être désigné. Il est informé (email ou message workflow) des retards, des dépassements ou des risques de dépassement des délais afin qu’il puisse prendre les décisions nécessaires. Chaque acteur autorisé peut également visualiser l'historique d'un processus en cours.
• Gestion du cycle de vie : la mise en oeuvre de la gestion du cycle de vie permet pour certains types de documents de gérer avec précision les tâches en relation avec les contenus, ceci afin de répondre efficacement  aux besoins de mise à jour, d'approbation, de publication, d'expiration, de rétention…
• Gestion des versions : la révision, le suivi des versions, mineures ou majeures, le contrôle des indices de révision, permet de s'assurer de l'exactitude des informations mises à disposition en conformité avec les standards de qualité.
• Gestion des temps de présence des utilisateurs : par période déterminée (l'année civile par exemple), il est possible de programmer les absences et de réaffecter les acteurs aux différents rôles de manière à assurer la continuité du service.
• Automatismes métier : dans un processus certaines tâches peuvent être exécutées de manière automatique (collecte d'information dans des applications externes, déclenchement de mécanismes  libres ou conditionnés à des événements ou des données, envoi d'email…) 
• Conservation des contenus : en fin de processus, les objets circulant sont intégrés dans des bases Gargantua selon un plan de classement déterminé. Les attributs affectés à ces objets (documents ou dossiers), récupérés des formulaires, permettront tous types de recherches sur les contenus.
• Audit : tous les événements, transactions, modification des données des formulaires sont tracés et conservés pendant des laps de temps définis par type de processus. Ces informations permettent la réalisation de statistiques diverses sur les temps d'exécution des tâches, sur les temps de traitement des processus, sur la productivité individuelle, moyenne ou globale des acteurs…

Gestion de contenus (ECM) – Gestion de documents (EDM)

La plate-forme Gargantua 6 est un référentiel de données d'entreprise sécurisé, moderne et extensible. Elle  permet de capturer et de gérer l'information, de la faire évoluer lorsque nécessaire, de la retrouver et de l'organiser en fonction de ses propres besoins. Destiné à s'adapter aux utilisateurs (et non le contraire), elle propose à travers un système unique de vues, une présentation personnalisée des contenus.

Le classement des données
Au sein des bases Gargantua, et de manière très simple, les documents de toutes origines, papiers numérisés, formulaires, fichiers bureautiques et autres sont organisés en dossiers, sous dossiers… Les plans de classement représentés sous forme d'arborescences permettent une compréhension aisée du contenu et une approche simple de la manière de créer des structures, d'y ajouter des dossiers et des documents, de les répertorier… Cette approche constitue la manière standard de classer et de cataloguer les contenus, lesquels sont insérés dans les bases soit directement, soit à travers des processus workflow.

L'élément de base étant le document, l'agrafe électronique permet de rassembler sous une même dénomination des fichiers de toutes natures : plusieurs pages numérisées (exemple : facture de plusieurs pages), des pages numérisées associées avec des fichiers bureautiques (exemple : courrier arrivé scanné et courrier départ issu d'un traitement de texte, formulaire, emails...), ce qui permet de n'indexer qu'un seul élément, l'objet « agrafe » qui est en quelque sorte le contenant.

Les types de données
Tous les types de formats peuvent être stockés dans Gargantua, en particulier :

• les données en provenance de fichiers informatiques divers, fichiers de type image, son, vidéo, texte ou spool : ces deux derniers pouvant être stockés ou non dans la base texte intégral
• les documents d'origine papier, numérisés et indexés manuellement ou en automatique
• les fiches et/ou les formulaires des processus, lesquels peuvent se transformer en jeu d'attributs des objets circulant qu'ils ont accompagnés.

Ces documents sont répertoriés selon trois types principaux : texte (quelque soit l'origine du texte), images et divers. Tous peuvent être indexés.

La structure multibases
La structure multibases de Gargantua permet de créer un nombre illimité de bases totalement indépendantes les unes des autres, tant au niveau des utilisateurs et de leurs droits d'accès, qu'au niveau des structures des bases et de l'ensemble des autres objets contenus. En fait, elles peuvent être considérées comme des installations différentes sur des serveurs distincts.

Gargantua permet à un utilisateur autorisé, de se connecter à plusieurs bases en simultané et d'effectuer diverses opérations sur chacune d'elles, sans avoir besoin d'en fermer une pour travailler dans une autre. Ces opérations peuvent concerner les transferts de dossiers ou de documents, leur duplication, la recherche en simultané sur diverses bases, etc.

Les vues
Innovation de premier plan, les vues de Gargantua permettent à chaque utilisateur de créer sa propre organisation des données, d'avoir un plan de classement adapté à son approche métier des données, de visualiser des parties de catalogue définies par des critères de date ou de valeurs d'attributs…

Les vues, créées à la volée lors de la connexion, constituent une approche adaptée et différente des contenus.

L'indexation des dossiers et des documents
Dans Gargantua à chaque objet, des attributs peuvent être affectés. Ces attributs (aussi appelés méta données ou index) peuvent être organisés en modèles, une base peut contenir un nombre illimité de modèles avec un nombre illimité d’attributs.

Les attributs peuvent être de natures diverses. Les principaux types sont : alphanumérique, nombre entier, nombre décimal, monétaire, date, liste simple fermée, liste simple ouverte, liste multivaluée, liste hiérarchique, listes liées, adresse Web, hyperliens entre champs, champ à valeur contrôlée par des algorithmes… Ils peuvent être obligatoires ou non. L’indexation peut être totalement libre ou contrôlée par des descripteurs issus de listes diverses et/ou spécifiques à chaque attribut et à chaque modèle, ce qui permet de limiter le vocabulaire utilisé. Les valeurs des attributs  peuvent également être contrôlées par un ou des thesauri.

Un modèle peut être totalement réorganisé par simple déplacement à la souris des différents attributs le constituant. A l'issue de cette réorganisation, tous les dossiers et documents utilisant ce modèle auront instantanément leurs données réorganisées. Il en va de même lors de l'ajout de nouveaux attributs.

L'ergonomie de l'indexation est telle que les opérations peuvent se dérouler en séquence et de manière très rapide uniquement au clavier. Lors de l'indexation de documents en série, des outils complémentaires permettent de récupérer les d'informations déjà saisies et de les transférer automatiquement aux suivants. Pour aider l'utilisateur à saisir des données obtenues à partir de documents affichés à l'écran, des loupes peuvent être positionnées sur des zones prédéfinies ; ces loupes se déplacent ensuite automatiquement sur les zones correspondant aux champs à compléter.

Dossiers et agrafes ne peuvent être indexés que par l’utilisation d'attributs. Un document, selon son type, peut être indexé :

• Via des attributs contenus ou non dans un modèle
• Via le texte intégral

Dans ce dernier cas, à l’exception d’une liste de mots exclus car non pertinents, tous les mots du document deviennent index et pourront donc être utilisés pour la recherche. Ce type d’indexation est utilisé pour les documents d’origine « texte » ou résultant de traitements de type OCR sur des fichiers images.

• Via les deux modes ci-dessus : un document de type texte, indexé en texte intégral peut également être référencé par des attributs.

Fonctionnalités communes aux modules de BPM, d'ECM et d'EDM

Quelque soit le module dans lequel l'utilisateur se situe, de nombreuses fonctionnalités sont partagées et accessibles de la même manière :

La capture des documents papier
A tout moment, depuis un formulaire, au sein d'une tâche ou depuis une base ECM / EDM  le lancement des fonctions de numérisation est possible. Gargantua gère directement, à travers ses propres drivers et sans additif de modules externes, de nombreux scanners, des plus simples aux plus performants. Ceci permet l'intégration directe et instantanée des documents numérisés, la réalisation d'automatismes, la mémorisation de fonctions et de paramètres (luminosité, contraste, taux de compression….) adaptés et optimisés aux types et qualités de papier à saisir, ceci afin d'éviter d'avoir à rétablir des ajustements parfois fastidieux. Gargantua dispose également en interne d'une palette de compresseurs adaptés à la saisie des principaux types d'image (JPEG, CCITT, PNG…)

Les modules d'importation et de saisie
Tout fichier d’origine numérique peut être directement importé dans Gargantua. Il reste dans son format natif et peut généralement être visualisé sans avoir à disposer de l'application native. La connexion directe aux principaux logiciels de messagerie permet également l'import des emails et des pièces jointes.

Visualisation- Consultation
Environ 150 formats de fichiers disposent de visualisateurs internes. Pour les fichiers de type image Gargantua dispose de très nombreux outils d'imagerie qui permettent diverses manipulations en particulier pour l'amélioration de la qualité, l'ajout d'annotations, etc. Les autres types de fichiers (son, vidéo, mesures…), sont affichés ou exécutés grâce aux programmes applicatifs dédiés et ce directement depuis Gargantua.

Les modes de recherche
Les recherches peuvent être effectuées quelque soit la localisation des objets recherchés (objets circulant ou objets archivés). Elles peuvent être localisées à un ou à un ensemble de processus, à une ou plusieurs bases, à un ensemble de dossiers d’une même base. De nombreux modes de recherche existent, les principaux sont :

• Recherche libre sur les attributs, sur les intitulés de dossiers et de pages, sur les contenus de signets, sur les contenus des documents… Dans ce cas, tous les attributs sont pris en compte.
• Recherches exclusives limitées aux contenus de signets, aux noms de dossiers, de documents ...
• Recherche en mode texte intégral dans les contenus des documents de type texte ou résultant d’une opération OCR sur un document image. Dans ce mode de recherche de nombreuses options sont disponibles, parmi les principales, citons :
• l'utilisation d'opérateurs booléens, de parenthèses et de toutes les autres fonctions logiques,
• la fonction de variance qui corrige automatiquement certains mots clés mal orthographiés :
  Exemple : une recherche sur « fotographie » trouvera tous les documents dans lesquels figure le mot « photographie », correctement orthographié.
• l’utilisation de troncatures droite, gauche ou mixtes
• la pose de caractères inconnus pour lever les incertitudes orthographiques :
• le choix de distance entre différents mots (mots séparés par x autres mots : fonction PRES DE) ou le choix de leur localisation dans une même phrase, un même paragraphe…
• la création de fonctions logiques simples ou complexes utilisant l'ensemble de tous les opérateurs disponibles

Lors de l'affichage de documents trouvés en texte intégral, les expressions ou mots issus de la recherche apparaissent sur le document dans une autre couleur ou en surbrillance, ce qui permet de les localiser très facilement. Le nombre d'occurrences trouvées est affiché à coté du résultat.

Sur des textes d’origine OCR, l’image d’origine est toujours associée et peut de ce fait être visualisée dans son intégralité avec ses graphiques, photos, zones non sélectionnées, etc.

• Recherche guidée ou booléenne par utilisation d’opérateurs de comparaison (et, ou, égal à, différent de, supérieur à, inférieur à...) qui s’appliquent uniquement aux attributs.
• Recherche booléenne complexe alliant d’une part les opérateurs classiques sur les attributs, d’autre part les opérateurs CONTIENT ou NE CONTIENT PAS sur des contenus texte, ceci en association ou non avec une recherche texte intégral simple, ou elle aussi complexe.
• Recherche en mode « entonnoir », permettant d’effectuer une nouvelle recherche, éventuellement d'un autre type, sur le résultat d'une recherche antérieure, afin d’affiner ou de filtrer des résultats trop nombreux.

Des masques de recherche préprogrammés, privés ou publics, peuvent être établis. Ils peuvent être directement accessibles depuis le portail, mais aussi affectés à des touches de fonction pour une exécution directe.

Dans le tableau des résultats, les valeurs des critères de recherche sont affichées mais il est possible d’afficher pour information d’autres valeurs ne faisant pas partie de ces critères. Cela permet par exemple de repérer d’un coup d’œil la différence entre deux résultats à priori identiques ayant répondu aux critères de recherche.

Le résultat des recherches est conditionné par les droits alloués aux utilisateurs les effectuant. Les résultats peuvent être directement exportés, transférés par messagerie ou par un processus, sauvegardés sur des médias externes.

La gestion des objets et les sécurités
Dans Gargantua 6, sur chacun des objets, et quelque soit l’emplacement de ces objets, des sécurités peuvent être définies, conférant des droits distincts à chaque groupe ou à chaque utilisateur impliqué dans un processus ou  désirant accéder à une base et son contenu. Un gestionnaire définit et administre l’ensemble des niveaux de sécurité et des droits alloués aux rôles, aux utilisateurs et aux groupes, ceci pour l'ensemble de la plate-forme, par base, par processus…