Gargantua 7 est un outil polyvalent et très performant destiné à optimiser la circulation, le traitement et la gestion de tous types de contenus. Doté d'innovations technologiques exclusives, idéal pour la rationalisation du travail, il est conçu pour faciliter les échanges au sein des organisations, publiques ou privées, améliorer la productivité, sécuriser les objectifs et fournir un avantage concurrentiel en aidant aux prises de décisions.

Véritable référentiel d'entreprises, totalement intégré mais modulaire, Gargantua 7 est à la fois un portail d'entreprise, un logiciel de BPM multiprocessus multisites, un logiciel de traitement et de gestion de contenus, un logiciel d'archivage légal…

Gargantua 7 permet à des milliers d'utilisateurs, de traiter avec une efficacité incomparable des millions de transactions et de gérer des milliards de documents.

D'un fonctionnement simple et efficace, Gargantua 7 répond aux besoins de gestion des documents, de leur contenu et de la totalité de leur cycle de vie depuis la création, la circulation, l'approbation, la modification, la diffusion, jusqu’à l'archivage ou la destruction. Il se positionne comme un outil à la fois d'ECM et de BPM, unifiant les processus manuels (dits collaboratifs) et les processus systèmes (dits transactionnels). Gargantua 7 est l'outil indispensable pour répondre aux besoins essentiels d'efficacité, de souplesse, de productivité… que la compétition impose. La technologie employée, les nombreuses innovations, la qualité des fonctions présentes accompagnent et simplifient le travail au quotidien, améliorent la satisfaction des collaborateurs, diminuent les risques opérationnels et accroissent la productivité par la suppression d'étapes inutiles ou sans valeur ajoutée.

La plate forme Gargantua 7 est un référentiel d'entreprise moderne, pré configuré, extensible, intuitif et très simple d'emploi. Elle est fournie avec un ensemble de composants communs aux différents procédés métier de chaque entreprise et aux opérations de gestion de contenu. Elle optimise les activités et offre une visibilité en temps réel de tout ce qui se passe. Les vues permettent notamment à chaque utilisateur de disposer d'un environnement de travail strictement adapté à ses besoins personnels.

Ses caractéristiques modulaires, l'environnement J2EE et l'utilisation de la technologie AJAX, l'architecture multi-tiers orientée service, son ouverture à la distribution sur différents serveurs pour la montée en charge, l'exploitation des atouts XML, ainsi que l'ensemble des automatismes de processus et de classification regroupés sous forme de bibliothèques, son jeu d'API et de Web Services très ouverts, la gestion de l'Unicode permettant l'utilisation des jeux de caractère arabes, indiens et autres, font de Gargantua 7un produit stratégique pour l'entreprise réactive

En standard, Gargantua 7 utilise au minimum deux bases de données distinctes : une base texte intégral et une base relationnelle.

SearchServer est le noyau d'indexation et de recherche en mode texte intégral. Ce moteur est destiné à stocker de grands volumes d'index, en fait tous les mots contenus dans les différents fichiers de type texte. Considéré comme le plus performant et le plus rapide au monde, il permet la navigation dans d'énormes ensembles d'informations sans avoir à en connaître le mode d'organisation ou de stockage.

Oracle, SQLServer, Informix, PostgreSql… sont les moteurs utilisés pour la sécurisation des flux et des liens, la gestion des attributs, des données d'audit, etc.

Ces deux moteurs de bases de données, imbriqués au sein de Gargantua 7, permettent la constitution de référentiels robustes, sécurisés, performants et très évolutifs

L'INTERFACE UTILISATEUR

Deux types principaux d'interface sont disponibles, l'une de type Web, l'autre de type client Windows, toutes deux d'aspect quasiment identique et toutes deux très simples d'utilisation.

L’interface Windows est destinée aux utilisateurs ayant besoin de fonctions d'automatisation avancées, lesquelles ne sont pas disponibles ou facilement programmables à travers des navigateurs (passage en OCR avec indexation automatique de grands volumes de documents par exemple).

L’interface de type web accélère le déploiement. Elle permet de consulter, mais aussi de gérer totalement les contenus depuis n’importe quel poste grâce à un simple navigateur. Elle est personnalisable et permet de s'adapter rapidement aux besoins de chaque utilisateur.

Une configuration peut contenir un nombre non limité de bases documentaires et ce quelque soit leur taille. Certaines peuvent être de type totalement publiques, le contenu est alors directement accessible à tous, certaines totalement protégées, une identification / authentification est nécessaire pour s'y connecter, et enfin d'autres peuvent être mixtes, pour partie publiques et pour partie protégées.

La connexion en mode anonyme donne accès à certains référentiels ainsi qu'au lancement de certains processus de traitement dits  "publics" ; la connexion en mode identifié donne un accès élargi à d'autres référentiels et à d'autres processus autorisés ainsi qu'à des fonctions de paramétrages divers, et ce en vue de personnaliser son interface et son mode de travail (pour la consultation de référentiels par exemple).

Les contenus, l’organisation de ceux-ci, les fonctions disponibles, ainsi que l’interface que voit l’utilisateur sont fonction du profil préalablement défini par l’administrateur pour chaque utilisateur ou chaque groupe. Parmi les principales fonctions de personnalisation de l’interface :

• Les vues, fonctions de présentationorganisationnelle ou métier, permettent de consulter les catalogues de contenus selon une classification privée. Ces vues, spécifiques à chaque besoin utilisateur, sont créées à la volée lors de chaque connexion à une base.
• Les portails, sont des pages d’accès direct aux informations et aux outils dont chaque utilisateur a le plus souvent besoin. Entièrement paramétrables sur la forme comme sur le contenu, ils permettent d’atteindre en un clic et dès la connexion les fonctionnalités (processus, recherches…), les contenus (bases Gargantua…), les informations (nouveautés, statistiques…) les plus pertinentes pour chaque profil d’utilisateur.

La langue de l’interface peut être sélectionnée par simple clic sur une icône drapeau avant d’établir la connexion, que ce soit en accès anonyme pour consultation des contenus "publics" ou en accès identifié.

DROITS D'ACCES

L'accès à une configuration Gargantua peut être établi et contrôlé depuis la base interne des utilisateurs ou via un annuaire LDAP externe.

Les utilisateurs peuvent avoir des droits d’accès différents de manière indépendante, et/ou de par leur appartenance à un groupe d’utilisateurs (exemple : M. Dupont a le droit de modifier des documents de la base de données « factures » car il fait partie du groupe « comptabilité » dont les membres ont ce droit), et/ou de par leur affectation à un « rôle ». Un rôle est une fonction au sein de l’organisation assurée par un ou plusieurs utilisateurs durant des périodes différentes (période de l'année, période de la journée pour un travail en équipe…).

Exemple : M. Dupont a le droit d’initier le processus « facturation » du 1er au 31 août car il assure le rôle de « comptable suppléant » durant cette période.

Il est possible de ne pas définir de droits d’accès aux objets d’une base Gargantua. Dans le cas contraire, trois niveaux de sécurité sont disponibles : « simple » : les mêmes droits d’accès s’appliquent à tout le contenu d’une base Gargantua ; « moyenne » : des droits d’accès différents peuvent être définis sur chaque dossier d’une base Gargantua ; « complexe » : des droits d’accès différents peuvent être définis pour chaque élément ou objet.

LE PORTAIL

Espace de travail intuitif et totalement personnalisable, ce site individuel d'entreprise, depuis lequel les liens et les contenus sont accessibles, permet de coiffer une multitude de sources de données et d'applications. Très facilement adaptable aux standards de l'entreprise, le portail de Gargantua 7 est un portail d'application d'entreprise (généralement nommé EAP). Il donne accès aux différentes applications de celle-ci et aux données correspondantes en fonction du profil d'utilisateur.
Le portail est une fonctionnalité standard de Gargantua 7, fonctionnalité qui peut être activée ou non. Dans la négative, l'utilisateur arrive directement sur un masque d'identification puis sur son espace de travail.

Différents portails peuvent être créés, là aussi de type public ou privé. Dans une configuration Gargantua 7, il n'y a pas de limitation du nombre de portails créés, lesquels peuvent être affectés à des utilisateurs individuels, des groupes ou à la collectivité.

A la connexion, généralement un portail public est affiché, il met à la disposition de tous ce que le gestionnaire souhaite diffuser, avec entre autre la liste des bases et des processus publics, des moyens de recherche sur certaines bases, des informations diverses…

Figure 1 - Portail d'accueil en mode anonyme

Après l'identification, un autre portail peut être diffusé. Il pourra être d'un tout autre type et contenir d'autres informations utiles dans le cadre de l'activité de chacun, d'autres liens vers d'autres fonctions ou d'autres applications…

L'accès aux ressources comme aux contenus, le partage et l'interaction, liés au profil de l’utilisateur, sont donc facilités du fait que l’ensemble peut être directement distribué depuis une fenêtre unique. Il est possible à tout instant de revenir à cette fenêtre, laquelle reste en permanence active derrière les autres fonctions en cours d’utilisation. Des zones peuvent être laissées libres permettant à chaque utilisateur de gérer individuellement des liens vers des logiciels ou des sites externes, vers son espace de travail workflow, vers ses catalogues de contenus et les vues s’y rapportant, vers les divers masques de recherches, générales ou préprogrammées… Il peut prendre connaissance des dernières informations utiles à travers la zone des news, estimer sa charge de travail en attente, se connecter aux divers contenus…

Figure 2 - Le portail d'un utilisateur identifié

L'outil de conception et d'implémentation du portail est intégré au module d'administration de la plate forme Gargantua 7. Il permet de modéliser l'aspect général, de définir la gestion globale des droits à la création et à la personnalisation des emplacements.

Les zones sont créées et dimensionnées en mode relatif, ceci de manière à s'affranchir des résolutions d'écran. Une bibliothèque d'aspects préconfigurés est fournie en standard, mais toute autre structure de portail peut être construite. De manière à uniformiser les accès à certaines fonctions, l'administrateur de la configuration peut définir et fixer des zones communes pour l'ensemble des utilisateurs, affecter des objets prêts à l'emploi, figer des liens ou des fonctions et  laisser éventuellement quelques parties libres à la personnalisation, laquelle est effectuée graphiquement depuis le navigateur.

Figure 3 - Construction d'un portail

Gargantua 7 s'intègre également aux portails existants.

GESTION DE CONTENUS (ECM) – GESTION DE DOCUMENTS (EDM)

Le module ECM de la plate-forme Gargantua 7 est le référentiel de données. Sécurisé, moderne et extensible, il permet de capturer et de gérer l'information, la faire évoluer lorsque nécessaire, de la retrouver et de l'organiser en fonction des propres besoins. Destiné à s'adapter aux utilisateurs (et non le contraire), elle propose à travers un système unique de vues dynamiques, une présentation personnalisée des contenus.

Au sein des bases Gargantua, les documents de toutes origines, papiers numérisés, formulaires, fichiers bureautiques et autres sont organisés en dossiers, sous dossiers… Les plans de classement représentés sous forme d'arborescences permettent une visualisation claire et aisée du contenu. Les dossiers, sous-dossiers et documents sont ajoutés à l’emplacement choisi par l’utilisateur dans le plan de classement, soit à la main, soit à travers un processus workflow. Cette méthode très simple constitue l’approche standard pour créer des structures de classement et pour répertorier le contenu documentaire.

Figure 4 – Arborescence d’une base Gargantua

L'élément de base est le document, et ce quelque soit sa nature et son origine (papier numérisé, fichier de toute nature).

La fiche est un ensemble d'informations ou d'attributs regroupés sous la forme d'une liste ou d'un formulaire structuré.

L'agrafe électronique permet de rassembler sous une même dénomination des fichiers de toutes natures : plusieurs pages numérisées (facture de plusieurs feuilles), des pages numérisées associées à des fichiers bureautiques (exemple : courrier arrivé scanné et courrier départ issu d'un traitement de texte et formulaire d'attributs, emails et ses attachements...). L'agrafe permet de n'indexer qu'un seul élément, l'objet « agrafe » qui est en quelque sorte le contenant.

Le sous dossier, et le dossier, sont des objets qui permettent de regrouper sous une même entité un nombre très important de documents, d'agrafes, de fiches….. Un dossier peut recevoir un jeu d'attributs pour l'ensemble de son contenu (dossier d'une personne par exemple) ou contenir un ensemble de documents indexés individuellement (dossiers des factures de l'année 2008 : chaque facture est alors indexée individuellement). Un dossier peut contenir un nombre non limité de sous dossiers et ainsi de suite.

Tous les types de documents peuvent être stockés dans Gargantua 7, en particulier :

• les données en provenance d'outils informatiques divers, fichiers de type image, son, vidéo, texte ou spool,
• les documents d'origine papier numérisés
• les fiches et / ou les formulaires dédiés ou issus des processus workflow.

Ces documents sont répertoriés selon trois types principaux : texte (quelque soit l'origine du texte), images et divers. Tous peuvent recevoir un jeu d'attributs et être indexés dans l'un ou l'autre moteur de bases de données, ou dans les deux.

Une base Gargantua est un couple constitué de deux bases de données, l'une de type relationnelle pour la gestion des attributs et le référencement des fichiers, l'autre de type texte intégral pour la gestion du contenu texte des documents contenus.

La structure multibases de Gargantua 7 permet de créer un nombre illimité de bases totalement indépendantes les unes des autres, tant au niveau des utilisateurs et de leurs droits d'accès, qu'au niveau des structures des bases elles mêmes et de l'ensemble des autres objets contenus. En fait, elles peuvent être considérées comme des installations différentes sur des serveurs distincts.

Gargantua 7 permet à un utilisateur autorisé, de se connecter à plusieurs bases en simultané et d'effectuer diverses opérations sur chacune d'elles, sans avoir besoin d'en fermer une pour travailler dans une autre. Ces opérations peuvent concerner les transferts de dossiers ou de documents, leur duplication, la recherche en simultané sur diverses bases, etc.

Les vues

Les vues, créées à la volée lors de la connexion à l'une d'elle, constituent une approche différente des contenus. Il s'agit de plans de classement adaptés à des besoins d'organisations ou de consultations particulières .

Figure 5 - Deux vues sur une même base "Revue de Presse": l'une par le nom des journaux et des magazines, l'autre par les thèmes retenus

Innovation de premier ordre, les vues de Gargantua 7 permettent à chaque utilisateur de créer leur propre organisation des données, d'avoir un plan de classement adapté à leur approche métier des contenus, de visualiser des parties de catalogue définies par des critères divers (date,   valeurs d'attributs…), le tout de manière dynamique.

Les vues peuvent être individualisées, spécifiques à chaque utilisateur, à chaque groupe ou à chaque rôle. Le nombre de vues sur une base n'est pas limité, leurs accès peuvent être protégés.

Les vues peuvent s'appliquer au contenu d'une base mais aussi au sein d'un dossier ce qui permet de présenter leur contenu, suite à une recherche par exemple, de la manière la mieux adaptée au besoin de chacun.

La capture des documents papier

En modes client et navigateur, à tout moment, directement depuis un formulaire, au sein d'une tâche workflow ou depuis une base ECM / EDM, le lancement des fonctions de numérisation est possible. Gargantua 7 gère directement de nombreux scanners, des plus simples aux plus performants, à travers ses propres drivers et sans additif de modules externes. Ceci procure une très grande souplesse d'utilisation pour l'accès aux différents réglages et la commande directe via des fonctions préétablies. L'intégration des documents numérisés est immédiate, la réalisation d'automatismes, la mémorisation et le rappel de fonctions et de paramètres (luminosité, contraste, taux de compression….) adaptés et optimisés aux types et qualités de papier à saisir, ceci afin d'éviter d'avoir à rétablir des ajustements parfois fastidieux se fait en ligne directement depuis l'interface du scanner. Gargantua 7 dispose également en interne d'une palette de compresseurs adaptés à la saisie des principaux types d'image (JPEG, CCITT, PNG…).

Figure 7 - Driver interne pour le scanner Panasonic KV-S3065C

L'IntelliScan de Gargantua : uniquement disponible en mode client Windows, cette fonctionnalité est un logiciel à elle seule. Parfaitement adaptée à l'indexation et à la saisie de masse par numérisation de petits ou de gros dossiers, elle apporte aux personnes chargées de ces travaux, une assistance très efficace pour une productivité optimum. L'IntelliScan permet de créer des tâches de numérisation et d'indexation, en nombre non limité, dédiées et spécifiques à chaque besoin.

• Un paramétrage initial (en fait la réalisation d'un sous programme directement effectué par l'intermédiaire d'un assistant graphique) permet très facilement de :
• créer automatiquement tout type de structure, des dossiers ou des agrafes, contenant éventuellement des fichiers de formats différents, ceci grâce au pilotage en ligne des scanners,
• lancer des processus en vue du traitement des documents saisis.

L'IntelliScan est un outil de production, tout y est prévu pour limiter les pertes de temps et les interventions, depuis la saisie et le contrôle visuel immédiat des documents numérisés, jusqu'aux corrections ou retouches éventuelles, et même la manipulation limitée de la souris. Chaque tâche peut être affectée à des touches de fonctions, lesquelles permettent le passage instantané d'un type de travail à un autre.

Lors de la numérisation les valeurs des différents index sont saisies soit manuellement, soit automatiquement par reconnaissance OCR sur des zones définies, lecture de codes barres, lecture de tableaux…

A l'issue de chaque numérisation, les documents sont :

• soit insérés directement dans une base Gargantua ;  les objets créés sont automatiquement insérés dans des structures et classés selon des critères prédéfinis qui peuvent être : un ordre alphabétique général, un ordre alphabétique avec création de sous dossiers générés sur les 1, 2, 3… premiers caractères de la valeur d'un champ d'index, ou d'une combinaison de champs d'index, une date de saisie, une date issue d'une lecture, etc., une composition de différents index, d'autres critères de classement pouvant être définis en fonction de besoins particuliers.
• soit insérés dans des processus de traitement qui sont automatiquement lancés dès lors que la tâche de saisie est terminée.

L'IntelliScan peut également être associé à des scripts, voire les générer, qui automatisent en plus de la numérisation, les associations des résultats à d'autres fichiers issus de boites de messagerie, d'emplacements disques/réseau…. ceci en vue de créer des fonctions ou des procédures de saisie et de contrôle des documents divers.

Tout fichier numérique peut être directement importé dans Gargantua 7. Il reste dans son format natif et peut généralement être visualisé sans avoir à disposer de l'application native. La connexion directe aux principaux logiciels de messagerie permet également l'import des emails et des pièces jointes.

Hormis les importations effectuées à travers des automatismes ou des web services, Gargantua 7 dispose de 3 fonctions principales d'importation, que l'on utilise en fonction du nombre du nombre de fichiers à intégrer dans la structure, et ce depuis un simple navigateur :

• la première permet d'aller sélectionner les fichiers un par un et de les intégrer en une seule fois,
• la seconde permet d'effectuer la sélection d'un grand nombre de fichiers dans un répertoire, puis de transférer le tout,
•  la troisième permet de sélectionner une arborescence complète, et de l'intégrer dans une base avec sa structure et les différents contenus.

Pour chaque type d'opération, si les fichiers sont de type texte, ils pourront simultanément à leur insertion dans la base destinataire, être référencés en mode texte intégral.

Figure 7 - Import de fichiers sélectionnés un par un

Figure 8 - Import d'une sélection de fichiers

Figure 9 - Import d'une arborescence complète

En mode client d'autres fonctions s'y ajoutent permettant, plus facilement que depuis un navigateur, les ajouts par copié collé, glisser déposer… D'autres fonctionnalités de type  IntelliScan permettent également la réalisation d'automatismes d'import, de sélection et de classement directement dans des bases ou le lancement de processus de traitement.

L'indexation des dossiers et des documents

Dans Gargantua chaque objet peut être référencé par un jeu d’attributs. Ces attributs (aussi appelés méta données ou index) peuvent être regroupés sous forme de simples listes ou pour faciliter la lecture, sous forme de formulaires. Une base peut contenir un nombre illimité de formulaires, chacun possédant un nombre non limité d’attributs.

Les attributs peuvent être de natures diverses, individuels ou regroupés en zone par thèmes. Les principaux types sont : alphanumérique, nombre entier, nombre décimal, monétaire, date, liste simple fermée, liste simple ouverte, liste multivaluée, liste hiérarchique, listes liées, adresse Web, hyperliens entre champs, URL, champ à valeur contrôlée par des algorithmes, commentaires libres…, ils peuvent être obligatoires ou non. L’indexation peut être totalement libre ou contrôlée par des descripteurs issus de listes diverses et/ou spécifiques à chaque attribut et à chaque formulaire, ce qui permet de limiter le vocabulaire utilisé. Les valeurs des attributs peuvent également être contrôlées par un ou des thesauri.

Un formulaire peut être totalement réorganisé par simple déplacement à la souris des différents attributs le constituant. A l'issue de cette réorganisation, tous les dossiers et documents utilisant ce formulaire auront instantanément leurs données réorganisées. Il en va de même lors de l'ajout de nouveaux attributs.

Le formulaire peut être dynamique, les zones peuvent être modifiées, cachées, supprimées… en fonction de la valeur de certains attributs, ce qui simplifie non seulement la saisie (seuls les champs à compléter sont affichés), mais aussi la lisibilité à un instant donné (exemple : si un champ « type de document » existe, le fait de sélectionner la valeur facture fera apparaître dans le formulaire les champs « montant » et « date de paiement », par contre si la sélection avait été courrier, d’autres attributs tels que « nature du courrier », « service destinataire » …auraient été présentés).

Des zones peuvent être également protégées ou cachées en fonction de droits de lecture, de modification ou autres. Les attributs saisis peuvent également être bloqués ou libres à la modification ou à la saisie en fonction de droits (exemple : si un champ « commentaire » est réservé au chef de bureau, lui et lui seul pourra y mettre un texte, le modifier ou le supprimer. D'autres utilisateurs pourront le lire, enfin pour d'autres ce champ n'apparaîtra pas).

L'ergonomie de l'indexation est telle que les opérations peuvent se dérouler en séquence selon une logique définie (le curseur passe du champ 1 au champ 5 puis au champ 8…), et de manière très rapide uniquement au clavier. Lors de l'indexation de documents en série, des outils d’aide par blocage de champs permettent de récupérer les d'informations déjà saisies et de les transférer automatiquement aux suivants. Pour aider l'utilisateur à saisir des données obtenues à partir de documents affichés à l'écran (indexation d'un grand nombre de formulaires papiers numérisés par exemple), des loupes peuvent être positionnées sur des zones prédéfinies ; ces loupes se déplacent ensuite automatiquement sur les zones du document correspondant aux champs à compléter.

Dossiers et agrafes ne peuvent être indexés que par l’utilisation d'attributs. Un document, selon son type, peut être indexé :

• via des attributs contenus dans un formulaire ou dans une liste.
• via le texte intégral : dans ce cas, à l’exception d’une liste de mots exclus car non pertinents, tous les mots du document deviennent index et pourront donc être utilisés pour la recherche. Ce type d’indexation est utilisé pour les documents d’origine texte.
  
  Pour ceux de type image après un traitement de type OCR, le texte résultant est lié de manière transparente au fichier d'origine et permet donc de le retrouver par la même méthode.
• via les deux modes ci-dessus : un document de type texte indexé en texte intégral peut également être référencé par des attributs. 

Le formulaire est une présentation organisée de la liste des attributs pouvant être affectés à un objet (dossier, sous-dossier, document ou autre), il peut également constituer un document à lui seul. Un formulaire peut être divisé en zones et sous zones, être mono ou multipages et avoir un format donné (A4, A3…).

Les formulaires peuvent être utilisés pour l'indexation des contenus ECM, mais aussi être affectés à des objets circulant dans des procédures workflow. A l'issue d'un processus, il peut se détruire ou se conserver en partie sous la forme d’un jeu d'attributs simplifié pour les objets qu'il a accompagnés.

Un formulaire peut aussi recevoir d’autres types d’attributs tels que des boutons radio, des cases à cocher et des boutons de commandes actifs. Ces derniers types ne pourront être des critères de recherche.

Le générateur de formulaire est une fonction intégrée du logiciel.

Figure 10 - Le générateur de création de formulaires dans Gargantua

Les recherches peuvent être effectuées quelque soit la localisation des objets recherchés (objets circulant dans un processus workflow ou objets archivés). Elles peuvent être localisées à un ou à un ensemble de processus, à une ou plusieurs bases, à un ensemble de dossiers d’une même base ; elles peuvent être lancées directement depuis un portail, depuis un processus, depuis une base. De nombreux modes de recherche existent dans Gargantua, les principaux sont :

• Recherche générale sur les attributs et le contenu, sur une ou plusieurs bases en simultané avec ou sans limitation aux intitulés de dossiers et de pages, sur les contenus de signets, sur les contenus des documents… Dans ce cas, tous les attributs et le texte intégral peuvent être pris en compte.
• Recherches exclusives limitées aux contenus de signets, aux noms de dossiers, de documents…
• Recherche en mode texte intégral dans les contenus des documents de type texte ou résultant d’une opération OCR sur un document image. Dans ce mode de recherche de nombreuses options sont disponibles, parmi les principales, citons :
• l'utilisation d'opérateurs booléens, de parenthèses et de toutes les autres fonctions logiques,
• la fonction de variance qui corrige automatiquement certains mots clés mal orthographiés :
  Exemple : une recherche sur « fotographie » trouvera tous les documents dans lesquels figure le mot « photographie », correctement orthographié.
• l’utilisation de troncatures droite, gauche ou mixtes,
• la pose de caractères inconnus pour lever les incertitudes orthographiques,
• le choix de distance entre différents mots (mots séparés par x autres mots : fonction PRES DE) ou le choix de leur localisation dans une même phrase, un même paragraphe…
• la création de fonctions logiques simples ou complexes utilisant l'ensemble de tous les opérateurs disponibles.

Lors de l'affichage de documents trouvés en texte intégral, les expressions ou mots issus de la recherche apparaissent sur le document dans une autre couleur ou en surbrillance, ce qui permet de les localiser très facilement. Le nombre d'occurrences trouvées est affiché à coté du résultat.

Sur des textes d’origine OCR, l’image d’origine est toujours associée et peut de ce fait être visualisée dans son intégralité avec ses graphiques, photos, zones non sélectionnées, etc.

• Recherche guidée ou booléenne par utilisation d’opérateurs de comparaison (et, ou, égal à, différent de, supérieur à, inférieur à...) qui s’appliquent uniquement aux attributs.
• Recherche booléenne complexe alliant d’une part les opérateurs classiques sur les attributs, d’autre part les opérateurs CONTIENT ou NE CONTIENT PAS sur des contenus texte, ceci en association ou non avec une recherche texte intégral simple, ou elle aussi complexe.
•  Recherche en mode « entonnoir », permettant d’effectuer une nouvelle recherche, éventuellement d'un autre type, sur le résultat d'une recherche antérieure, afin d’affiner ou de filtrer des résultats trop nombreux.

Des masques de recherche préprogrammés, privés ou publics, peuvent être établis. Ils peuvent être directement accessibles depuis le portail, mais aussi affectés à des touches de fonction pour une exécution directe.

Dans le tableau des résultats, les valeurs des critères de recherche sont présentées, mais il est possible d’afficher à titre d’information, d’autres valeurs ne faisant pas partie de ces critères. Cela permet par exemple de repérer d’un coup d’œil la différence entre deux résultats ayant répondu aux critères de recherche et a priori identiques.

Le résultat des recherches est conditionné par les droits alloués aux utilisateurs les effectuant. Les résultats peuvent être directement exportés, transférés par messagerie ou par un processus, sauvegardés sur des médias externes.

Gargantua dispose en interne de plus de 150 visualisateurs de formats de fichiers (bureautiques, CAO, divers), ce qui permet d’en consulter le contenu sans devoir disposer des applications natives les ayant produits. Un document peut être affiché selon deux modes principaux : soit directement en HTML, soit à travers un plugin dédié à l’affichage, le basculement d'un mode à l'autre étant possible à tout moment.

• Pour les postes uniquement équipés d'un navigateur, c'est-à-dire sur lesquels le plugin de visualisation n’a pas été installé, une conversion en HTML à la volée est  effectuée par le serveur avant l'envoi du fichier, ce qui permet l'affichage à ce format. Le convertisseur est actif sur l'ensemble des formats pour lesquels Gargantua dispose des viewers.

 Figure 11 – Mode  HTML ( avec affichage de l'aide)

• Lorsque le plugin est installé, d'autres fonctionnalités deviennent disponibles. L'affichage se fait alors à l'échelle pour les documents de type image et selon différents modes pour les documents d'origine bureautique.

Figure 12 – Affichage en mode plugin avec la barre des outils images en mode consultation 

Quelque soit le mode d’affichage, les fonctions suivantes sur le document affiché sont disponibles en ligne : affichage plein écran, affichage des attributs du document dans la frame gauche de l’écran, pose d’un signet, impression, zappeur, basculement vers autre mode d’affichage, affichage de l’astuce….
Pour les fichiers de type image, Gargantua dispose de très nombreux outils d'imagerie qui permettent notamment de corriger les défauts générés par la numérisation : suppression des contours noirs, redressement de l’image, retourner, inverser l’image… La qualité de l’image obtenue est ainsi optimisée en vue de réimprimer le document. D’autres fonctions encore telles que les nombreux outils de visualisation et l’outil d’ajout d’annotations facilitent et clarifient le travail. Les autres types de fichiers (son, vidéo, mesures…), sont affichés ou exécutés grâce aux programmes applicatifs dédiés et ce directement depuis Gargantua 7.

En option, des fonctions de streaming sont également disponibles pour les fichiers son et vidéo permettant d'utiliser le serveur Gargantua comme serveur de V.O.D. (vidéo à la demande) en modes unicast et multicast.

Figure 13 – Activation des fonctions de streaming

Lorsque la consultation porte sur un dossier, il existe dans Gargantua une fonction particulièrement intéressante qui est la fenêtre dossier (figure 14 page ci contre). Celle-ci permet d'avoir une vue complète d'un dossier et d'afficher sur un seul écran :

• dans la partie gauche de l'écran :
• la structure du dossier avec ses éventuels sous dossiers (en fait son arborescence)
• le jeu d'attributs du dossier
• la liste des documents contenus directement au niveau du dossier
• dans la partie droite, le premier document du dossier s'il en contient (un dossier peut parfois ne contenir des documents que dans ses sous dossiers).

Sur une fenêtre dossier, l'un des zappeurs permet de feuilleter facilement et très rapidement les différents documents, l'autre de se déplacer d'un dossier à un autre, ce qui est très pratique lorsque l'on consulte les résultats d'une recherche.

Tout en restant dans ce mode, lors de la consultation de résultats, si l'un est autre qu'un dossier, Gargantua bascule dans un mode d'affichage adapté, pour y revenir lorsque le résultat suivant est à nouveau un dossier.

Conversion aux formats « pdf » et « pdf/a »

Deux convertisseurs "format natif vers pdf" et "format natif vers pdf/a" permettent d’uniformiser le format de stockage dans le cadre de l’archivage, de faciliter la publication de documents sur internet, ou encore de prévenir la modification de documents au contenu plus sensible, par exemple. Ces modules de conversion, réalisés à partir de filtres, peuvent être activés pour un travail à la demande ou en mode continu dès lors qu'un nouveau fichier est inséré dans le système. Ils s'appliquent à l'ensemble des formats de fichiers pour lesquels les viewers sont disponibles.

Le fichier pdf généré peut au choix : remplacer l’ancien fichier, devenir une autre version, majeure ou mineure du document, ou tout simplement s’ajouter à la liste en tant que nouveau document.

Figure 15 - Fonction de conversion de tous formats en pdf

Sur tous les documents de type image, une transformation du contenu en texte peut être effectuée grâce à des fonctionnalités d'OCR intégrées dans Gargantua. Ce module intégré dans le logiciel est doté des principaux dictionnaires de langue, ce qui lui permet d'effectuer lui même la correction orthographique par comparaison des vocabulaires et éventuellement de proposer une correction du résultat en cas d'incertitude par affichage du résultat obtenu sous l'image d'origine.

Le lancement de cette fonction, de manière manuelle ou automatique, sur tout ou partie des images, permet de lier au fichier d'origine, le texte résultant de la reconnaissance, texte qui est instantanément inséré dans la base texte intégral. Dès lors, à travers une recherche de type texte intégral, un fichier image peut être trouvé à travers son contenu et ce de manière totalement transparente pour l'utilisateur.

Trois fonctions principales existent : l'OCR, le basculement résultat d'OCR - image et la suppression du résultat OCR ce qui en même temps provoque la mise à jour de la base texte associée.

Figure 16 – Fonction d'OCR

Différentes fonctions d'exportation, d'importation et de transfert sont disponibles dans Gargantua. Elles sont toutes effectuées très simplement à travers d'assistants qui guident pas à pas l'utilisateur dans sa démarche. Les principales concernent :

• Les exportations de tout ou partie des attributs : ceci sur une sélection ou l'ensemble des éléments d'un dossier, ainsi que pour tout ou partie du résultat d'une recherche.
  Cette fonction permet de transférer, par exemple, les résultats d'indexations automatiques vers d'autres logiciels (comptabilité, facturation, statistiques...) en vue de traitements ultérieurs. Les fichiers résultant de ces exports de données sont au format "csv" ou "xml".
• Les exportations d'une base complète, d'un dossier / sous dossier complet, ou d'une sélection, de documents. Dans ce cas, l'ensemble des informations portant sur la structure, les sécurités, les formulaires, les attributs, les listes, le contenu texte intégral….sont exportés. Lors de l'import qui en suivra, le système contrôlera la présence ou non des objets afin de ne pas dupliquer ceux pouvant éventuellement déjà exister dans la configuration destinataire.

L'import-export de tout ou partie d'une arborescence permet de réorganiser les bases et les dossiers, de concaténer deux bases en une seule, de diviser une base en plusieurs… Le transfert vers d'autres bases ou d'autres sites Gargantua peut être effectué via une messagerie (fonction "messagerie vers utilisateur Gargantua"), ou un support physique (fonction "transfert XML"). Lors de l'opération de réimportation, l'ensemble du contenu et toutes les informations sont réinsérées dans la base d'accueil avec reconstruction de la structure de départ.

Ces fonctions  permettent également le transfert de dossiers en vue d'un archivage définitif ou vers des médias dit autonomes en vue de consultation de données sur des sites ne disposant pas du logiciel.

LE WORKFLOW OU BPM (Business Process Management)

Le workflow de Gargantua 7 est un formidable outil d'organisation du travail. Il permet la création de nombreux processus statiques ou dynamiques de complexité variable qui vont rationaliser et optimiser les flux de travail au sein des organisations. Les durées de traitement s'en trouvent réduites et les contraintes d'exécution clairement affichées accroissent les performances.

Organisé autour de la gestion de boites de réception ou d'attente, de tâches affectées à des rôles (fonction dans une organisation remplie par un ou plusieurs utilisateurs ou par un groupe), la simplicité d'utilisation combinée à la rapidité des traitements rend cet outil indispensable à la gouvernance des systèmes d'information.

Figure 17 - Interface utilisateur du module de workflow / BPM

Le module de workflow de Gargantua 7 couvre toutes les étapes de gestion des processus telles que la modélisation, la supervision, la circulation et l'exécution des tâches allouées à des utilisateurs, des groupes ou des rôles. Il dispose en interne d'outils de création et de modélisation graphique des processus avec utilisation de la norme BPMN, de création de formulaires (dont les contenus pourront guider le cheminement et les actions dans un processus), d'audit, d'administration, de gestion prévisionnelle des temps de présence des utilisateurs, de bibliothèques de fonctions…

La modélisation permet de définir directement dans un environnement graphique la cartographie des procédures du workflow ainsi que les tâches à effectuer et les contraintes imposées pour les traitements. Utilisant la modélisation normée BPMN, ce module très puissant, basé sur les dernières méthodes de calcul de la théorie des graphes et des matrices adjacentes, permet de manière très simple et très rapide de créer, de tester et de publier un processus, d'en générer un prototype, le tout sans compétence technique particulière. Vu et géré comme un objet Gargantua, un processus peut rapidement être modifié, une nouvelle version créée, mise en application sans perturber celles en cours d’exécution.

Le nombre de ces procédures n'étant pas limité, pour faciliter leurs réalisations, des bibliothèques de fonctions, de composants techniques standard sont fournis avec le logiciel. L'API permet de développer de manière simple d'autres fonctions, mais aussi d'encapsuler des composants existants, de créer des processus ou des fonctionnalités types,  pouvant être directement intégrés au sein d'autres modèles plus complexes.

Chaque processus peut recevoir un niveau de priorité dans une échelle de très bas à critique, être géré par utilisation d'un ou plusieurs formulaires. Des délais de traitement globaux, estimés et critiques peuvent y être affectés avec génération d'alertes à certaines étapes…

Figure 18 - Cartographie d'un processus workflow en notation BPMN

Un compilateur du graphe et des données liées aux tâches assiste et guide le concepteur pour la résolution des erreurs ou des problèmes, ceci avec liaison directe à la tâche incriminée par simple clic sur la ligne du problème mentionné.

Figure 19 - Résultat d'une compilation

Quelque soit la complexité du graphe, par un simple clic, il est possible de le réorganiser automatiquement de manière à afficher les taux d'affectation de chaque rôle ou de chaque utilisateur impliqué (mode swimlane), de modifier l'aspect général et le mode d'affichage. Des fonctions de zoom, de déplacement, de mise à l'échelle, de copié collé de zones, d'impression sont également disponibles de manière à pouvoir tirer parti de l'importante palette d'outils graphiques disponibles.

Figure 20 - Processus affiché en mode "Swimlane"  ou par couloir d'affectation

Figure 21 - Exemple de fonction applicable à une tâche

A chaque tâche, des affectations de rôles, des contraintes de durée d'exécution, des conditions de validation peuvent être appliquées. Chaque utilisateur peut être guidé dans son travail en lui affichant la séquence des actions qu'il devra effectuer…

Dès lors qu'un processus est défini, un ou plusieurs formulaires, simples ou complexes lui est associé. L'outil de création décrit dans la partie ECM est utilisé pour créer les formulaires qui circuleront dans les processus, seuls ou en accompagnement de documents ou de dossiers. Lorsqu'un formulaire est lié à un processus, l'ensemble de son contenu (attributs, listes et autres fonctions internes) ne font plus qu'une seule entité gérée par le logiciel comme un objet unique.

Les principales fonctionnalités

Les principales caractéristiques de l'outil de workflow / BPM présentes concernent :

• Interface utilisateur : les utilisateurs étant authentifiés l'interface est personnalisée en fonction du profil et des droits de chacun. Les fonctionnalités accessibles, le contenu des différentes boites (réception, attente) ainsi que la liste des tâches classées par processus, par degré d'urgence… sont présentés de manière claire et simple.
  Intégration de documents : à chaque étape des processus il est possible d’intégrer tous types de fichiers par numérisation (les scanners sont gérés en interne comme dans l'ECM) ou par importation. Les connecteurs permettent l'insertion directe des emails et des fichiers issus des suites bureautiques.
• Suivi en temps réel : par processus ou pour un ensemble de processus, un gestionnaire peut être désigné. Il est informé (email ou message workflow) des retards, des dépassements ou des risques de dépassement des délais afin qu’il puisse prendre les décisions nécessaires. Chaque acteur autorisé peut également visualiser l'historique d'un processus en cours.
• Gestion du cycle de vie : la mise en œuvre de la gestion du cycle de vie permet pour certains types de documents de gérer avec précision les tâches en relation avec les contenus, ceci afin de répondre efficacement  aux besoins de mise à jour, d'approbation, de publication, d'expiration, de rétention…
  
• Gestion des versions : la révision, le suivi des versions, mineures ou majeures, le contrôle des indices de révision, permet de s'assurer de l'exactitude des informations mises à disposition en conformité avec les standards de qualité.
  
• Gestion des temps de présence des utilisateurs : par période déterminée (l'année civile par exemple), il est possible de programmer les absences et de réaffecter les acteurs aux différents rôles de manière à assurer la continuité du service.
  
• Automatismes métier : dans un processus certaines tâches peuvent être exécutées de manière automatique (collecte d'information dans des applications externes, déclenchement de mécanismes  libres ou conditionnés à des événements ou des données, envoi d'email…) 
• Conservation des contenus : en fin de processus, les objets circulant sont intégrés dans des bases Gargantua selon un plan de classement déterminé. Les attributs affectés à ces objets (documents ou dossiers), récupérés des formulaires, permettront tous types de recherches sur les contenus.
  
• Audit : tous les événements, transactions, modification des données des formulaires sont tracés et conservés pendant des laps de temps définis par type de processus.

Ces informations permettent la réalisation de statistiques diverses sur les temps d'exécution des tâches, sur les temps de traitement des processus, sur la productivité individuelle, moyenne ou globale des acteurs…

Simuler un processus consiste à faire circuler de manière fictive des objets afin de se rendre compte des problèmes qui pourront survenir dans l'utilisation quotidienne du logiciel. Pour cela, Gargantua  dispose d'une fonction de simulation qui permet de s'assurer de l'affectation et de la synchronisation des tâches, d'effectuer une revue des failles, d'indiquer au concepteur les risques éventuels liés aux attentes…

Ce module est également utilisé pour montrer le cheminement et l'avancement des objets dans un processus donné.

Afin de pouvoir transférer un processus d’une base à une autre, d’un site à un autre, une fonction d’import export de processus est disponible. Sous la forme d’un assistant permettant de paramétrer les objets à prendre en compte (graphe, formulaire, autres informations), cette fonction crée un fichier qui inséré dans une autre structure (autre base, autre configuration…) importe et recrée localement l’ensemble des objets contenus, et ce quelqu’en soit la complexité.

Quelque soit le module dans lequel l'utilisateur se situe, de nombreuses fonctionnalités sont partagées et accessibles de la même manière.

La capture des documents papier

A tout moment, depuis un formulaire, au sein d'une tâche ou depuis une base ECM / EDM le lancement des fonctions de numérisation est possible. Ces fonctions peuvent être effectuées soit directement, soit à travers des tâches IntelliScan.

Tout fichier d’origine numérique peut être directement importé dans Gargantua 7 et ce, dans une base ECM ou dans un processus de traitement. Il reste dans son format natif.
Les fichiers (images, bureautiques ou autres) peuvent à tout moment être convertis aux formats pdf et pdf/a.

L'ensemble des viewers disponibles de Gargantua  permettent de visualiser un document quelque soit l'endroit où il se trouve.

Un document, un dossier peut être recherché qu'il soit en circulation dans un processus ou stocké dans une base ECM. Un processus peut également être recherché en vue de connaître son état, son déroulement, ce qu'il reste à faire …., une fonction complémentaire permet de se positionner dessus et de visualiser le chemin parcouru et le journal qui y est lié.

Dans Gargantua 7, sur chacun des objets, et quelque soit l’emplacement de ces objets, des sécurités peuvent être définies, conférant des droits distincts à chaque groupe ou à chaque utilisateur impliqué dans un processus ou désirant accéder à une base et son contenu. Un gestionnaire définit et administre l’ensemble des niveaux de sécurité et des droits alloués aux rôles, aux utilisateurs et aux groupes, ceci pour l'ensemble de la plate-forme, par base, par processus…

Dans Gargantua 7, les statistiques peuvent être établies sur les fonctionnalités ECM et sur celles propres au workflow et ses processus. Elles sont très nombreuses et s'appliquent principalement :

• aux objets contenus et à l'activité générale qui s'est déroulée sur un objet, sur un dossier, sur une base…,
• aux utilisateurs et à leur activité, qu'ils soient impliqués dans des processus ou non,
• aux processus afin de pouvoir étudier leurs déroulements.

L'administration d'une configuration Gargantua 7 peut s'effectuer de plusieurs manières.

• via le module d’administration générale qui donne accès à la totalité des fonctionnalités existantes. Ce module permet entre autre, et à partir d'un seul point, de gérer une ou plusieurs configurations Gargantua réparties sur un ou plusieurs serveurs situés sur un ou plusieurs sites.
  
  Généralement réservé à un super administrateur, l’accès à ce module permet :
  • la création des bases Gargantua 7, avec  l’affectation des gestionnaires de bases et du niveau de sécurité global attribué à chacune,
  • l’accès total à l’ensemble des fonctions disponibles dans chaque base, en particulier la création des attributs et des listes, des formulaires, des masques de recherches préprogrammées publiques, des vues sur les bases, des processus workflow…
  • la création des utilisateurs, des groupes, des rôles, les diverses affectations,
  • la création des portails,
  • la gestion des espaces et des règles de stockage des différents types de fichiers.
• via des modules d’administration délégués, lesquels permettent aux gestionnaires d’une ou de plusieurs bases Gargantua 7 dont ils ont la charge de :
  • répartir les utilisateurs en groupes et de les affecter aux différents rôles,
  • créer les attributs et les formulaires,
  • créer les différents processus qui pourront être mis en œuvre sur les dites bases,
  • gérer les activités en temps réel, suivre les événements et mesurer la performance,
  • créer et distribuer les vues,
  • autoriser l’accès aux statistiques….. 

Figure 23 –  Vue globale du module d'administration

Les super administrateurs ont également accès au module de surveillance et d'audit (qui a fait quoi, quand…) , aux modules de statistiques générales. Les accès à ces module peuvent être délégués à des utilisateurs privilégiés ou aux gestionnaires