GARGANTUA 5
es a la vez un software de Gestión Electrónica
de Documentos y Directorios
(GEDD) muy poderoso, y una plataforma
de Gestión de Contenidos
(ECM). Totalmente focalizado en las necesidades
internas de los clientes, constituye la herramienta
esencial de las nuevas arquitecturas tecnológicas.
Proporciona a las organizaciones, tanto públicas
como privadas, el entorno colaborativo segurizado
para la gestión del conocimiento y la distribución
controlada de todos los contenidos estratégicos
o documentales.
Aunque sea totalmente
integrado, GARGANTUA es muy fácil de
utilizar y de comprender tanto gracias a su
potencia como a su interfaz intuitiva y ergonómica
que se inspira de las formas y grafismos usados
de manera común en la clasificación
a mano de todas las organizaciones. GARGANTUA
5 es un software completo cuyo funcionamiento
no necesita ningún subconjunto externo.
GARGANTUA 5 fue
creado para trabajar con los grandes estándares
de la industria: estaciones de trabajo Windows
95, 98, NT, 2000 y XP así como servidores
Unix, Linux o Windows. Elaborado a partir de la
tecnología “objeto” y
de los mejores productos de bases de datos, totalmente
abierto a otras aplicaciones, GARGANTUA
5 permite a usuarios locales o distantes,
administrar la grán mayoría de tipos
de contenidos y manipular de manera muy rápida
y flexible la nueva materia prima que constituye
la información.
GARGANTUA 5 está disponible
en varias estructuras: configuración única
(standalone), cliente-servidor, intranet, Internet,
etc.
Con GARGANTUA 5 usted
puede digitalizar, importar, manipular, registrar,
segurizar, almacenar, archivar y difundir grandes
volúmenes de información; y también
encontrar, consultar y restituir los objetos pertinentes
o buscados. En cualquier tipo de organización,
mejora de manera considerable la circulación
de los documentos que quedan a disposición
a todo momento.
Además, GARGANTUA
5 tiene una estructura totalmente multibase y multiservidor,
lo que facilita utilizarlo cuando la información
o el contenido para gestionar, cualquiera que
sea su volumen, debe repartirse entre diferentes
sitios geográficos, departamentos, organizaciones,
etc., o entre diversos temas, clasificaciones,
niveles de seguridad, etc.
1) Motores
de bases de datos
GARGANTUA 5 utiliza
de manera estándar dos bases de datos distintas
pero interconectadas: una base relacional y una
base de texto íntegro. Oracle, SQLServer,
Informix, PostgreSql, etc., son los motores
utilizados para administrar y segurizar los metadatos,
los índices, las imágenes, los diferentes
archivos, etc. Searchtools es el núcleo
de registro y de búsqueda de texto íntegro.
Este motor, concebido para manipular enormes cantidades
de índices (todas las palabras contenidas
en los textos) se considera hoy día como
el mas eficiente y el mas rápido del mundo.
2) Interfaz
de usuario – clasificación de los datos
en una base
La originalidad y la sencillez
de GARGANTUA provienen de sus
interfaces ergonómicas de tipo árbol.
La interfaz de usuario fácil de entender
permite organizar las bases de manera muy sencilla.
En cada una de ellas los documentos de todo origen
(papeles digitalizados, formularios, archivos de
tipo “office” u otro) se pueden clasificar
en carpetas, subcarpetas... cuyo contenido y estructura
pueden visualizarse del primer vistazo. Nótese
que una carpeta puede contener documentos y/o subcarpetas.
La eficiencia y la facilidad del
uso de GARGANTUA son debidas a
las posibilidades de gestión y de presentación
bajo forma de carpeta de informaciones completamente
diferentes, como documentos de papel, archivos
diversos de tipo “office” o informático,
formularios, etc.
El contenido general de una base
así como el de una carpeta pueden visualizarse
de manera instantánea. Es posible ver documentos
seleccionados por tipo de formato en uno de los
numerosos viewers disponibles, o en su aplicación
nativa la cual se abre automáticamente.
Las funciones para desplazar y
reclasificar aplicables a cada objeto permiten
todo tipo de reorganización.
Ejemplo: pantalla de un usuario de
GARGANTUA
La interfaz estándar es
completamente parametrable, pero se pueden utilizar
otras interfaces. Ya que un usuario puede disponer
de funciones diferentes según la base, la
interfaz de cada base (barras de herramientas,
etc.) puede personalizarse para que sea lo mas
simple de uso posible.
3) Brocha
electrónica
La brocha electrónica es
un objeto cuya definición se sitúa
entre los conceptos de “documento” y “carpeta”.
Permite agrupar todo tipo de documentos bajo un
mismo nombre y de manera tan simple como lo es
con una verdadera brocha. Podrían abrocharse
tanto papeles digitalizados (ejemplo:
una factura con varias páginas);
como páginas digitalizadas que deban conservarse
junto a archivos de tipos diversos (ejemplo:
correo recibido escaneado + archivo .doc de correo
enviado + formulario + fotos escaneadas).
Sólo se registra el objeto “brocha” que
vendría a ser como un envase.
4) Gestión
de versiones des documentos
GARGANTUA permite
gestionar varias versiones de documentos ya sean
textos o imágenes. Una vez la modificación
terminada, es preciso indicar si la nueva versión
debe reemplazar la versión anterior, o si
debe constituir una versión mayor o secundaria
del documento original. Según el tipo de
versión, se atribuye automáticamente
un número de identificación al documento
que se acaba de crear. Según sus derechos,
los usuarios pueden acceder a todas las versiones
de un documento, o sólo a la última.
5) Modo
multibase
Una base es un conjunto de carpetas
y documentos a los cuales se puede acceder conectándose
a un servidor. En la estructura multibase de GARGANTUA,
cada base es totalmente independiente de las demás,
ya sea al nivel de los usuarios y sus derechos
de acceso, o al nivel de la estructura y de los
objetos que contiene. Podríamos considerar
estas bases como instalaciones diferentes sobre
diferentes servidores.
Permite al usuario, si éste
tiene el derecho de hacerlo, conectarse a mas de
una base al mismo tiempo y efectuar operaciones
diversas en cada una.
También existen bases con
funciones predefinidas. Estas bases se crean para
satisfacer requisitos específicos como las
bases de tipo “revista
de prensa”, por ejemplo.
6) Cesta
y carpetas virtuales
Una carpeta virtual se compone
de carpetas y/o de documentos agrupados gracias
a la herramienta “cesta” para constituir
un objeto nuevo con o sin estructura y con o sin
duración de vida limitada. El contenido
completo de una cesta puede transferirse directamente
por correo electrónico, integrarse en un
proceso decisional de workflow, o duplicarse sobre
un disco óptico autónomo (standalone)
con objeto de difundir o guardar los datos. Se
puede atribuir una cesta por base o una cesta para
varias bases; de esta manera se pueden constituir
carpetas temporales complejas.
7) Tipos
de datos
Varios tipos de datos pueden ser almacenados en GARGANTUA:
- datos que provienen de diversos archivos informáticos:
archivos de tipo imagen, texto o spool: estos
dos últimos pueden ser almacenados en
la base de texto íntegro;
- los documentos de papel digitalizados y registrados
de manera manual o automática;
- los formularios de registro (conjunto de índices)
personalizados o no, a los cuales se pueden adjuntar
ulteriormente archivos importados y/o documentos
digitalizados;
- otros tipos de archivos digitales: video, sonido,
etc.
8) Registrar
carpetas y documentos
GARGANTUA permite,
a todo usuario que tenga el derecho de hacerlo,
crear todo tipo de modelos de índice que
podrán aplicarse mas adelante a los documentos,
brochas y carpetas. Cada base tiene sus modelos
de índice que pueden presentarse bajo forma
de una lista de campos, o de un formulario con éstos
mismos campos (o parte de ellos) presentados de
manera totalmente personalizada. La cantidad de
modelos de índice en una base y de campos
en un modelo es ilimitada.
A continuación enumeramos
los principales tipos de campos: alfanumérico,
número entero, número decimal, símbolo
de moneda, fecha, listas diversas, dirección
Web, enlace, campo de valor controlado por algoritmos,
etc.; pueden ser obligatorios o no. Los campos
también se pueden completar con valores
que provienen de uno o varios tesauros.
La ergonomía de las herramientas
de registro permite efectuar las operaciones una
tras otra, de manera muy rápida usando únicamente
el teclado. Para ganar tiempo cuando se registra
una serie de documentos, es posible recuperar informaciones
ya entradas transfiriéndolas automáticamente
de un formulario al siguiente. Para ayudar el usuario
a completar los formularios de registro con datos
que se encuentran en documentos de la base, la
herramienta “lupa de registro” se desplaza
automáticamente, según los parámetros
establecidos, y enfoca el área donde están
las informaciones necesarias para completar cada
campo.
Según el tipo de documentos, éstos
pueden registrarse gracias a los formularios de
registro y/o gracias a su contenido (texto íntegro).
9) Tipos
de listas
A continuación enumeramos los diferentes
tipos de listas disponibles en GARGANTUA:
- Listas simples cerradas que contienen una cantidad
definida de palabras claves.
- Listas simples abiertas que pueden completarse
al vuelo.
- Listas múltiples (abiertas o cerradas)
en las que se pueden seleccionar varios valores.
- Listas jerárquicas en las cuales las
palabras claves están clasificadas en
niveles y subniveles según sean mas genéricas
o mas específicas. El usuario puede establecer
como índice el camino completo hacia un
descriptor, un descriptor único, o varios
de ellos.
- Listas relacionadas: funcionan de la misma
manera que las listas jerárquicas, aparte
que la misma lista sirve para completar varios
campos del formulario y que los descriptores
disponibles para completar a un campo dependen
del descriptor seleccionado en el campo anterior.
Ejemplo:
el valor de un campo de índice con lista
jerárquica puede ser “Europa,
Bélgica, Bruselas” (camino
completo) o “Bruselas” o “Europa,
Bruselas”…
Con listas relacionadas el registro se opera de
esta manera:
Cuando el usuario completa el campo “Continente” sólo
ve la lista de los continentes.
Si selecciona “Europa”, cuando complete
el campo “País” sólo
verá la lista de los países europeos.
Si selecciona “Francia”, en el campo “Ciudad” la
lista contendrá únicamente ciudades
francesas.
10) Modos
de búsqueda
Es posible efectuar búsquedas
en una base o en varias bases simultáneamente.
Existen numerosos modos de búsqueda, de
los cuales presentamos los principales a continuación:
- Búsqueda libre en: campos de índices,
nombres de carpetas y de documentos, contenido
de las notas, contenido de los documentos, etc.
Es posible buscar un solo tipo de objeto.
- Búsqueda en modo texto íntegro
en documentos de tipo “texto” o aquellos
que resulten del procesamiento OCR de una imagen.
Este modo de búsqueda dispone de numerosas
opciones así como de diversos operadores:
booleanos, de proximidad, de truncación
y demás. Los textos que resultan de un
OCR siempre están relacionados con su
imagen de origen, lo que permite buscar las imágenes
a través de su contenido textual. Nótese
que es instantáneo pasar de la imagen
al texto OCR y viceversa.
- Búsqueda asistida o booleana gracias
a los operadores de comparación (y, o,
igual a, diferente de, superior a, inferior a,
etc.). Se aplica a los campos de índice.
- Búsqueda booleana compleja que combina
los operadores clásicos y los operadores
CONTIENE o NO CONTIENE. Ésta se aplica
al contenido de los campos de índice
pero el usuario puede también combinarla
con una búsqueda de texto íntegro
simple o booleana.
Pueden establecerse búsquedas
preprogramadas, públicas o privadas, accesibles
a través de fichas o presionando teclas
de función atribuidas por el usuario a cada
búsqueda, para un acceso directo.
Un administrador de Tesauro opcional
permite extender una búsqueda a otros términos
registrados en el o los tesauros disponibles.
El resultado de las búsquedas
depende de los derechos de acceso otorgados a los
usuarios sobre cada objeto. Todos los resultados
pueden ser directamente exportados, enviados por
e-mail, transferidos, almacenados en un disco externo,
etc. También es posible crear un disco óptico
standalone a partir de los resultados.
11) Administración
de objetos y seguridades
En GARGANTUA 5 los
derechos de acceso se administran en cada objeto.
Un objeto es un elemento agregado en una base de
datos. Puede ser un documento, una nota, una carpeta,
un modelo de índice, un campo de índice,
una lista, etc. Se pueden atribuir seguridades
a cada objeto, otorgando así derechos distintos
a cada grupo de usuario o a cada usuario.
11.1) Al nivel de las
bases
En cuanto se crea una base, es preciso
determinar un primer tipo de seguridad. Existen
tres tipos de seguridad que corresponden a tres
niveles de seguridad: simple, mediano y avanzado.
El acceso a las bases está protegido:
el usuario debe identificarse para poder conectarse.
Un usuario puede estar autorizado a conectarse
a varias bases, simultáneamente o no,
y sin embargo tener derechos totalmente diferentes
sobre los objetos de cada una de ellas.
11.2) Al nivel de las
carpetas y de los documentos
Es posible establecer derechos de acceso específicos
a todos los niveles y para todo tipo de objeto
(bases, carpetas, documentos, formularios de
registro, etc.). Cada usuario ve únicamente
los objetos que está autorizado a consultar:
si un usuario no tiene ningún derecho
sobre un objeto, éste permanece invisible
para dicho usuario.
Las seguridades sobre carpetas,
documentos, notas, etc., pueden ser administradas
por los usuarios encargados de ello, los propietarios
o los administradores. Un grupo o un usuario
que esté autorizado a hacerlo puede atribuirse
la propiedad exclusiva de un objeto (lo que prohibirá el
acceso de éstos a los demás usuarios),
u otorgar diferentes derechos sobre dichos objetos.
Existen numerosos derechos.
Los principales son: ver un documento, modificar,
imprimir, registrar, modificar los formularios
de registro, agregar una nota, ver el historial
(para los documentos de versiones múltiples),
crear diferentes versiones de un documento, firmar
electrónicamente, etc.
Un objeto puede ser administrado
por su propietario, un grupo o un usuario.
También es posible establecer
derechos temporales que se aplican a ciertas
funciones para limitar las intervenciones sobre
los documentos a un período cuya duración
se sitúa entre un minuto y unos días.
Ejemplo de derechos
temporales: ½ hora para eliminar
o modificar un documento agregado en el sistema.
Cuando se venza el plazo, sólo podrá intervenir
sobre dicho documento aquel usuario que tenga
el derecho de hacerlo.
11.3) Al nivel de los
usuarios
Existen diferentes clasificaciones para los usuarios:
el usuario solo, el propietario, el grupo, el
súper grupo. Un usuario existe de manera
individual o pertenece a un grupo. La combinación
de los derechos de usuarios y grupos que pueden
ser especificados sobre los objetos permite administrar
el acceso a éstos de manera muy precisa
y establecer así una seguridad óptima
12) Módulo
de importación e integración de
datos
Todos los archivos digitales pueden
ser importados y almacenados en GARGANTUA.
Conservan su formato nativo y casi todos pueden
ser visualizados directamente en GARGANTUA sin
necesidad de instalar la aplicación nativa.
De lo contrario (archivos de sonido, video, etc.),
el archivo se abre en un programa aplicativo específico.
GARGANTUA se
integra de manera nativa con Microsoft Office así como
con otras aplicaciones de tipo Office. Es posible
crear archivos en su aplicación nativa,
integrarlos directamente en GARGANTUA y
registrarlos al vuelo.
Integración de Gargantua con
Word™
13) Entrar
documentos de tipo papel
GARGANTUA dispone
de drivers propios que permiten manejar numerosos
escáneres, tanto básicos como muy
poderosos, sin necesidad de agregar módulos
externos. Esto permite integrar los documentos
digitalizados en la base de manera directa e instantánea
en vez de digitalizarlos y luego integrarlos.
El modo twain está disponible
para aquellos escáneres que no tengan driver
interno.
Un documento digitalizado se almacena
y se comprime según el modo y el formato
que se adapten mejor al tipo de archivo. Los principales
compresores como CCITT G4, JPEG, GIF, PNG, etc.,
están disponibles de manera estándar
en GARGANTUA para la integración de imágenes
en blanco y negro, color o escalas de gris. Cualquiera
que sea el tipo de integración, las páginas
se descomprimen instantáneamente sin esperar
para consultarlas. Así, se puede “hojear” una
carpeta como un libro.
El IntelliScan de GARGANTUA: ¡un
software dentro del mismo! Esta
función que fue creada para registrar
e integrar expedientes, tanto pequeños
como voluminosos, proporciona a los agentes
encargados de dichas tareas una ayuda muy eficiente
para una productividad óptima. Con
el IntelliScan se puede crear una cantidad
ilimitada de tareas de acuerdo con los requisitos
específicos de cada organización.
Gracias a un asistente gráfico, el usuario
efectúa un parametraje inicial que le
permite crear de manera muy sencilla los automatismos
necesarios para la integración controlada,
el registro y la clasificación.
14) Herramientas
para tratamiento de imágenes
Otra particularidad de GARGANTUA:
sus herramientas de tratamiento de imágenes
muy poderosas y rápidas. Éstas fueron
utilizadas por muchas grandes compañías
que desarrollan aplicaciones de Gestión
Electrónica de Documentos.
Se aplican a los principales tipos
de imágenes (blanco y negro, escalas de
gris, color) y a todos los formatos comprimidos
disponibles en GARGANTUA como
CITT G4, JPEG, PNG, etc. o no comprimidos como
BMP.
Es posible integrar las funciones
en una secuencia de comandos para aplicarlas automáticamente.
15) Sistemas
de reconocimiento, OCR, ICR…
Un OCR funcionando a partir de
una red de neuronas está integrado de manera
estándar en GARGANTUA.
Permite transformar los archivos de tipo imagen
en archivos de tipo texto para luego poder registrarlos
todos o parte de ellos en modo texto íntegro.
El segundo motor de reconocimiento
OCR es opcional. Considerado como el mas poderoso
del mercado, funciona gracias a secuencias de comandos
dedicadas. Transforma directamente imágenes
en archivos de formato .rtf, .pdf y .doc, el que
permite eliminar en ciertos casos la imagen original.
Hay varios otros motores de reconocimiento
integrados en estándar en GARGANTUA.
En particular los motores de lectura de códigos
de barras lineares y bidimensionales. Es posible
registrar automáticamente los documentos
a partir del resultado de la lectura de los códigos
de barras.
Otos motores de reconocimiento
de tipo CMC7, ICR, etc. pueden ser agregados para
leer las áreas que contengan caracteres
específicos como los caracteres manuscritos
en mayúsculas de imprenta... (véase GARGANTUA
LAD).
Reconocimiento
y registro automático
 |
gracias
a la eficiencia de los subconjuntos de GARGANTUA es
posible registrar automáticamente
grandes cantidades de documentos durante
o después del proceso de digitalización
de éstos. Los documentos deben ser
estructurados o de tipo formulario
.Para formularios el proceso
es de lo mas simple ya que no se ha de
escribir una sola línea de programación.
Un módulo interno genera el proceso
y las conexiones entre campos de índice
y áreas que reconocer.
GARGANTUA permite
utilizar diferentes motores de reconocimiento
simultáneamente. Sólo es preciso
indicar el tipo de motor que desea aplicar
en cada área para reconocer su contenido.
En modo de registro automático
las etapas del proceso -selección
de áreas, selección de motores
de reconocimiento, registro- se efectúan
en una sola operación. El registro
se efectúa de manera completa y automática
en una sola vez.
|
16) Secuencias
de comandos
Las secuencias de comandos son
programas externos, básicos o complejos,
escritos en un lenguaje simple y se dedican por
lo general a la ejecución de tareas repetitivas.
Pueden ser programados ya sea con Visual Basic
o con un lenguaje de programación interno
llamado Processus Designer y
el conjunto de API entregado de manera estándar
junto a GARGANTUA. También
se entrega una biblioteca básica que permite
familiarizarse rápidamente con su programación.
Se pueden atribuir teclas de función
para un acceso directo a las secuencias de comandos.
Así, sólo es preciso presionar una
de ellas para ejecutar un programa específico.
No se limitan ni la cantidad ni las posibilidades
de ejecución de estos subprogramas.
Las secuencias de comandos constituyen
una funcionalidad esencial de GARGANTUA.
En efecto, mas allà de su escritura, dichos
subprogramas permiten adaptar totalmente el software
a requisitos muy específicos, modificar
su interfaz y su comportamiento estableciendo funciones
prioritarias o cambiando el modo de inicio, por
ejemplo.
17) Lanzar
automáticamente softwares externos
Cuando consulta un documento desde
el árbol o desde el resultado de una búsqueda,
la función Editar con la aplicación
nativa lanza el software con el cual fue creado,
cualquiera que sea la fuente de la que proviene.
El archivo seleccionado se abre directamente
en la aplicación nativa.
GARGANTUA sigue
operando de manera « transparente » atrás
de dicha aplicación. Cuando el usuario sale
de ésta, se restablece GARGANTUA tal como
lo había dejado, lo que permite crear una
nueva versión si es necesario.
18) Modos
de consultación
Un documento y su contenido se
pueden consultar con un simple clic sobre su nombre
en la lista de documentos del árbol. Cuando
una carpeta está abierta, es posible desplazarse
de un documento a otro por el medio de las flechas
de exploración que permiten realmente “hojear” el
contenido de la carpeta. No importa el formato
de los archivos: el viewer adecuado se abre instantáneamente,
con la barra de herramientas que corresponde al
tipo de archivo visualizado.
Cuando se consulta un documento,
la interfaz se modifica de manera dinámica
con arreglo a los derechos que el usuario tenga
sobre el mismo y también según el
tipo de documento.
Existen otros modos de visualizar
un documento tales como las vistas en miniaturas
solas o con selección de una de ellas para
agrandarla. Con este modo el usuario dispone de
funciones directamente ejecutables a partir del
documento agrandado (véase el documento “presentación
detallada”).
De la misma manera, es posible
aplicar secuencias de comandos a los documentos
resultando de una búsqueda para abrirlos
directamente con el modo de consultación
adecuado.
19) Importar
y exportar documentos
GARGANTUA tiene
diferentes funciones para importar, exportar y
transferir objetos de manera muy sencilla gracias
a asistentes que guían el usuario en su
tarea.
Las transferencias más comunes son:
- Exportar todo o parte de los índices
de una selección o todos los objetos de
una carpeta, así como todo o parte del
resultado de una búsqueda. Esta función
permite transferir resultados de registros automáticos
hacia programas de contabilidad, facturación,
hojas de cálculo, estadísticas,
etc., con meta de procesarlos ulteriormente.
Los archivos exportados son de tipo “.CSV” o “.XML”.
- Exportar una base o una carpeta completa, o
una selección de objetos...
Importar y exportar todo o parte de un árbol
es muy útil ya sea para reorganizar las
carpetas, o para transferirlas de una base hacia
otra o hacia otros sitios Gargantua. Reimportar
implica restituir la totalidad de las informaciones
y la estructura en la base de destino, tal como
existían en la base de origen.
Dichs funciones también permiten transferir
carpetas para archivarlas de manera definitiva
y efectuar operaciones de fusión o escisión
de bases.
Es posible transferir una carpeta
por e-mail hacia un destinatario que no utilice GARGANTUA.
Su contenido se envía en varios e-mails
de tamaño predefinido por el usuario que
contienen los archivos separados bajo forma de
datos adjuntos. Se atribuye automáticamente
a cada e-mail un número para que el destinatario
pueda reconstituir el orden de los archivos en
la carpeta.
20) Almacenamiento
de los documentos
Según las necesidades y
los criterios de seguridad en cuanto a cada carpeta
y base de datos, GARGANTUA almacena
los documentos de 4 maneras distintas:
- dentro de directorios compartidos sobre su
o sus servidores
- dentro de un campo de la base de datos
- en archivos de formato ZPX. Este formato específico
de Gargantua es un conjunto de diferentes archivos
agrupados en una entidad de tipo “archivo.zpx”.
- sobre CD ROMs y DVDs puestos o no en un juke
box. En este caso Gargantua prepara directamente
la imagen de dichos discos ópticos.
21) Escribir
CD ROMs y DVDs
GARGANTUA dispone
de su propio módulo de escritura directa
de CD ROMs y DVDs. Este módulo se presenta
como un asistente y dispone de numerosas opciones
que permiten, según el caso, crear: discos
que contengan sólo los documentos;discos
que contengan los documentos y sus diferentes índices;
discos standalone en los que se conserva la estructura
del árbol, los documentos seleccionados,
los viewers necesarios para consultarlos, los índices,
la base de datos y el motor de búsqueda.
Un disco standalone es un mini
GARGANTUA muy completo, muy fácil
de transportar y consultable por cualquier usuario
que no tenga GARGANTUA, casi
igual que si lo tuviera.
22) Imprimir
documentos
GARGANTUA permite
imprimir casi todos los objetos de una base como
el árbol, el contenido completo de las carpetas,
los documentos, las notas, los formularios de registro
de una serie de carpetas o documentos seleccionados,
etc. Existen las mismas funciones para los resultados
de las búsquedas, además, se puede
imprimir la lista de dichos resultados.
Con la herramienta para configurar
páginas y parametrar la impresión,
cada usuario puede crear marcas de agua personalizadas
o que indiquen el medio de almacenamiento del documento
(normas NF 42-013 y ISO 15489).
23) Comunicaciones
Ya sea en su configuración única
(standalone) o cliente-servidor, GARGANTUA proporciona
interfaces de comunicación externas:
23.1) Workflow
GARGANTUA está directamente
interconectado con el software de workflow NORA para
insertar / extraer y enviar documentos o carpetas.
Gracias a su conjunto de API, se integra con
cualquier otro software de workflow que sea
estándar.
23.2) ) Módulo de fax
Emisión directa. Recepción directamente
en la cesta electrónica de GARGANTUA.
23.3) Conexión a otras redes
externas: estructura WAN
GARGANTUA dispone
de un conjunto
de pasarelas para
redes externas
23.4) E-mail
GARGANTUA se integra de manera
nativa con los productos MS-Mail, Exchange,
Outlook et Lotus Notes.
Existe una conexión activa
directamente en GARGANTUA. Esto
permite enviar documentos o carpetas enteras
así como recibir e integrar mensajes en
la base con sus datos adjuntos, directamente
a partir de GARGANTUA sin tener
que abrir una aplicación externa.
Ouverture de la boite de messagerie
interne à GARGANTUA
23.5) Intranet - Internet
Las bases se pueden consultar por medio de cualquier
navegador cuando GARGANTUA se
usa como servidor pasivo, gracias a su extensión
Web (véase Gargantua Web).
24) Otros
módulos
En su versión estándar, GARGANTUA dispone
de otros módulos que permiten agregar funcionalidades.
Entre los principales se pueden citar:
- el módulo de administración con
el cual se crean las bases, los usuarios y los
grupos, así como establecer los enlaces
y las afectaciones que los unen,
- el módulo de estadísticas que
permite controlar la cantidad de objetos insertados
en cada base,
- el módulo de observación de eventos
dedicado a controlar y analizar el acceso de
los usuarios a los objetos, con posibilidad de
generar informes,
- el módulo de replicación, que
duplica con frecuencia predeterminada el contenido
de servidores GARGANTUA, con meta de centralizar
o segurizar al máximo,
- otros módulos dedicados a administrar
el software están disponibles, en particular
para la optimización automática
de las bases de datos.
25) Módulos
periféricos
Existen otros módulos de
software periféricos que permiten personalizar
y adaptar la configuración completa del
sistema a la utilización que se le ha de
dar. Entre los principales podemos contar con:
- el módulo Web para
consultar y buscar,
- el módulo Web completo para
consultar, agregar, eliminar, registrar, etc.,
- el módulo LAD / DRA:
lectura y registro automático de documentos
manuscritos,
- el módulo Push para
enviar documentos según los temas especificados
por el usuario,
- el módulo tesauro,
- el módulo Workflow NORA que
permite automatizar los procesos de trabajo que
comienzan o terminan con una acción en GARGANTUA.
ECM - BPM
