NORA est la dernière
version du logiciel de workflow de SIATEL.
Ses principaux objectifs sont de permettre à des
organisations publiques ou privées :
- d'organiser les flux des tâches
et des travaux, et de créer des processus
contrôlés de traitement,
- d'optimiser et de superviser le
travail individuel et d’équipe,
- de permettre la continuité de
l'activité tant en mode local
qu'en mode étendu ou distant, via l'utilisation
de tout type de support de communication….
1) Présentation
générale
Nora est la dernière
version du logiciel de workflow de Siatel. Ecrit
en Java pour la partie serveur et la partie Intranet,
et dans le nouveau langage de programmation C# pour
la partie client, il possède à la fois
les caractéristiques des workflows classiques,
c'est à dire la rigidité dans les processus établis,
et la souplesse d'une autre variété de
ce type de produit, les workflows mous .
Ce dernier type de produit offre aux utilisateurs
autorisés une souplesse se rapprochant plutôt
des produits de messagerie ; en particulier il offre
la possibilité de quitter un processus établi
et d'en créer un autre à la volée,
mais aussi de re-router des dossiers dans des processus
en cours.
Nora est aussi
un workflow de production et un workflow collaboratif.
Il collationne les solutions à l'ensemble
des besoins généralement rencontrés
dans l'utilisation de ce type de produit. En particulier,
il dispose dans sa version standard :
- d'un générateur de processus, lequel
permettra aux administrateurs de définir,
d'établir et de paramétrer tout type
de nouveaux processus
Exemple de processus établi
par le générateur de formulaire
-
d'un générateur de formulaires
intelligents. Un formulaire intelligent est un
formulaire qui en fonction de critères
ou de contraintes, sait automatiquement choisir
son chemin de traitement. Ceci simplifiera d'autant
plus la tâche des utilisateurs, lesquels
n'auront à se soucier que de choisir et
compléter le formulaire adapté au
type d'opération. Un exemple de formulaire
généré et traité par
Nora est montré page suivante :
Création d'un formulaire avec
le générateur
Exemple de formulaire en mode exploitation
pour la gestion de personnels.
- de deux types d'interface utilisateur : une
dite standard (ou client) possédant toutes
les fonctions, une autre dite Web permettant de
se connecter via un navigateur, en intranet par
exemple. Il offre des fonctions moins étendues,
en particulier au niveau de l'administration des
processus,
Version client de l'interface utilisateur
- d'outils permettant le stockage de l'ensemble
des informations ayant été établies
dans les processus de traitement ,
- d'outils de recherche et de statistiques, lesquels
permettront d'établir tous types de rapports
sur les activités ayant été véhiculées
dans le workflow .
Nora est articulé autour
d'un moteur de base de données relationnels
(Access, SQL Server, Oracle 9 i… ).
Il est décliné en mode classique client
Windows et également en mode Web.
2) Les
schémas de circulation des informations
Disponible dans le mode client classique
Windows, Nora permet de décrire
le chemin de circulation des documents. Ces chemins
sont symbolisés sous forme graphique, ils
peuvent être créés manuellement
de façon simple et intuitive dans le module
de construction des schémas de circulation
(processus designer), qui fait partie intégrante
du logiciel. Celui-ci est utilisé pour créer, éditer,
simuler et imprimer ces processus .
Exemple de processus simple
Dès que le processus est
défini, il est compilé et testé par
un simulateur interne qui avertit le concepteur des éventuelles
erreurs commises dans la définition des chemins,
dans la pose des contraintes ou des délais
; un résumé est affiché permettant
l'identification quasi immédiate du problème.
Si le problème porte sur une tâche particulière,
un double-clic sur la ligne le résumant permet
de mettre la tâche en évidence par une
flèche. Dès que le processus est validé,
il est stocké sur le serveur et peut être
mis en fonctionnement .
3) Objets,
dossiers et documents
Nora gère
et opère différents types d'objets,
tels que documents seuls, formulaires seuls, documents
et formulaires regroupés sous forme de dossiers
ou d'agrafes électroniques.
Nora possède
certaines caractéristiques rares pour ce type
de produit, en particulier, il est possible à l'intérieur
de visualiser directement tout type de document sans
disposer de l'application native sur le poste de
travail, ce qui est beaucoup plus souple et plus
rapide. Il est également possible de numériser
directement dans le Workflow lui même à partir
de n'importe quel poste client ; pour cela,
Nora dispose de drivers de scanners directement intégrés.
Ainsi le poste de saisie, au départ d'un script
pourra directement scanner les documents reçus
et les insérer dans le processus adapté au
traitement de ces documents.
A chaque tâche locale, il
peut être affecté des critères
de sécurités sur les objets, ainsi
que des délais de traitement. En cas de dépassement
d'un délai, l'utilisateur responsable de la
tâche en cours est alerté, de même
que l'administrateur du processus qui peut alors
décider de modifier le processus, le rerouter,
de modifier les délais, de réassigner
la tâche….
4) Les
Formulaires
Les formulaires contiennent des
informations liées à une tâche.
Le générateur de formulaire intégré au
logiciel NORA permet à l'administrateur ou à toutes
personnes habilitées de créer des formulaires électroniques
le plus proche de leur version papier. C'est grâce à un
formulaire que se fera le lien entre les différentes
propriétés du formulaire et les index
d'un modèle dans Gargantua.
Le formulaire permet également
de router automatiquement les tâches au sein
d'un processus en fonction de la valeur de certains
champs. Par exemple dans le schéma ci-dessous,
la tâche Comptabilité se termine soit
par un règlement, soit par un refus.
Le formulaire associé au
processus contient une propriété Statut.
Cette propriété est liée à une
liste de valeur ( Réglée , Refusée , Attente
d'informations ). Des règles
peuvent être établies afin qu'automatiquement
la tâche soit dirigée vers l'un ou l'autre
processus lorsque l'utilisateur l'aura terminée.
Le schéma qui suit présente
les règles définies pour le routage
automatique des documents lorsque la tâche Comptabilité sera
achevée. Ainsi, si la propriété Statut du
formulaire vaut Réglée ,
le processus se poursuivra selon le résultat Règlement .
Si la valeur est Refusée ou Attente
d'informations , le processus se poursuivra
selon le résultat Refusée .
Si aucune de ces deux valeurs n'est affectée
(par exemple l'utilisateur laisse une valeur vide),
l'intervention de l'utilisateur sera requise pour
que le processus puisse se continuer et qu'un choix
soit fait entre l'un ou l'autre résultat.
Exemple de conditions pour le routage
automatique d'un processus
Certaines informations de ces formulaires
peuvent servir d'index pour localiser une tâche
dans les différents processus en cours de
circulation en effectuant des recherches sur ces
index.
Résultat de la recherche sur
des index de formulaire
On peut alors soit visualiser le
formulaire contenant les valeurs recherchées,
soit connaître la tâche concernée
par ce formulaire en indiquant le nom du processus,
le nom de la tâche concernée, le nom
de l'exécutant ainsi que son identifiant (voir
le schéma ci dessous).
Indication sur le formulaire trouvé lors
d'une recherche
5) Contrôle
des processus
Un fichier "historique" est
généré à chaque création
d'un document dans un processus. Ce fichier peut être
consulté à tout moment par l'administrateur,
il contient des informations sur :
- le positionnement exact de la tâche dans
le processus
- le chemin parcouru
- les alertes émises
- les messages d'erreur…
Au niveau du processus peuvent être
associés des commentaires, ajoutés
par l'administrateur du processus ou par les utilisateurs
en ayant les droits lorsque le processus se trouve
dans leur boîte de réception. Ces commentaires,
ou annotations associées au processus, permettent
un meilleur déroulement des tâches en
ajoutant des précisions, des remarques supplémentaires.
6) Gestion
des droits utilisateurs sur les processus, les
tâches, les documents
Les droits des utilisateurs et des
groupes sont définis sur un processus dans
son ensemble, mais aussi sur chacune des tâches
du processus. Ainsi, on peut définir avec
précision si un utilisateur peut modifier
les chemins d'un processus en cours d'exécution,
ou modifier un processus type.
Il est également possible
de définir des droits d'utilisateur ou de
groupe sur l'accès aux documents liés
lors de l'exécution d'un processus. Ces droits
sont déclarés lors de l'insertion des
documents dans le processus. Ainsi on peut déterminer
qui a le droit de visualiser ou modifier un document
joint au processus.
7) Affectation
de plusieurs utilisateurs sur une même tâche
Il est possible d'affecter plusieurs
utilisateurs à une même tâche.
La validation se fera alors :
- soit par un seul des utilisateurs. C'est à dire
que le processus se poursuivra après qu'un
seul des utilisateurs achève la tâche,
celle-ci disparaîtra de la boîte de
réception des autres utilisateurs.
- soit par l'ensemble des utilisateurs affectés.
Dans ce cas, le processus se poursuivra après
que chacun ait achevé la tâche.
8) Actions
automatiques sur les tâches ou processus
Certaines actions peuvent être
automatisées à la fin d'une tâche,
comme l'envoi de courriers électroniques,
l'impression des documents ou l'envoi dans la GED
Gargantua. Il est possible d'indiquer les types de
documents qui seront ou ne seront pas concernés
par cette action automatique.
Il est également possible
au démarrage d'un processus d'envoyer un courrier électronique.
Ceci permet à un utilisateur particulier d'être
informé du démarrage de ce processus.
9) Actions
obligatoires sur les documents
Pour une tâche donnée,
certaines actions sur les documents peuvent être
définies comme obligatoires. Ceci permet de
s'assurer que l'utilisateur a bien pris en compte
ces documents. Par exemple il est possible d'obliger
l'utilisateur à visualiser tel ou tel document
avant de l'envoyer à la tâche suivante.
C'est l'utilisateur qui insère les documents
dans le processus qui va définir les actions
obligatoires sur le nouveau document.
10) Dépassement
des délais
Pour l'ensemble du processus on
peut définir un délai maximal d'exécution.
Si c'est le cas, un message préviendra l'utilisateur
ayant le processus dans sa boîte de réception
que celui-ci doit être traité en priorité.
De même, il est possible de définir
un délai maximal d'exécution au niveau
d'une tâche. Dans l'interface de l'utilisateur,
les processus dans la boîte de réception
ayant expiré sont surligné en violet
(qu'il s'agisse de dépassement des délais
pour un processus ou une tâche), de plus il
est possible d'obtenir la liste des tâches
et des processus présents dans cette boîte
de réception avec leur date et heure d'expiration.
Il est possible pour l'administrateur de connaître
tous les processus ou toutes les tâches ayant
expiré.
Fenêtre indiquant la liste des
processus avec le temps restant pour exécuter
la tâche
Le temps restant est calculé en
fonction des horaires de travail dans l'entreprise.
Ainsi, si une tâche doit être traitée
en 2 heures, qu'elle arrive dans la boîte de
réception de l'utilisateur à 17 heure
alors que la journée de travail se termine à 18
heure, son heure d'expiration ne sera pas 19 heure,
mais 10 heure le lendemain (en considérant
que la journée de travail débute à 9
heure). Les week-end sont également pris en
compte comme des journées chômées.
Ces horaires de travail sont bien sûr paramétrables,
et ceci processus par processus (selon les services,
au sein d'une même organisation, les horaires
de travail ne sont pas toujours identiques).
11) Messages
et post-it
Afin d'apporter des indications
complémentaires au processus ou à une
tâche particulière, l'administrateur
du système peut ajouter des messages liés,
soit au processus, soit à une tâche.
Dès qu'une tâche arrivera dans la boîte
de réception d'un utilisateur, les messages
qui lui sont liés s'afficheront sous forme
de post-it dans la fenêtre client Nora (pourvu
que cette option ait été validée
dans le paramétrage de l'application).
Durant le déroulement d'un
processus, à chaque étape, les utilisateurs
peuvent, s'ils en ont les droits, ajouter leur propre
message à la tâche. Chaque message est
mémorisé avec le nom de l'utilisateur.
Ceci permet un suivi très fin des opérations
et des remarques qui peuvent être faites.
Exemple de message lié au processus
apportant un supplément d'information
12) Connexion
avec Gargantua
Une connexion bidirectionnelle existe
entre Nora et Gargantua .
Ainsi il pourra être défini dans un
processus, et à n'importe quelle étape,
l'insertion et le classement direct dans Gargantua
, des objets circulants.
Mais au-delà de cette fonctionnalité simple,
il est également possible de stocker dans
Gargantua les formulaires générés
dans Nora . Lors de l'insertion de ceux-ci dans le
logiciel de GED, certains champs du formulaire deviennent
automatiquement des champs d'index (au sens Gargantua),
et les contenus deviennent des valeurs pour ces champs,
ce qui va permettre ultérieurement de les
rechercher, et de les visualiser. Gargantua possède à cet
effet un viewer des formulaires Nora. Dans le sens
contraire, un objet quelconque peut être inséré directement
de Gargantua dans un processus workflow.
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