Presentación Resumida
1) Presentación
general
NORA es la última
versión del software de workflow de Siatel.
Las partes servidor e intranet del programa fueron
escritas en Java y la parte cliente en el nuevo lenguaje
de programación C#. Gracias a esta concepción
mixta presenta a la vez las características
de los workflows clásicos (rigidez de los
procesos) y la adaptabilidad de los soft workflow.
Los productos de ese tipo proporcionan -a los usuarios
que dispongan de los derechos adecuados- una flexibilidad
por la que se parecen a los software de correo electrónico.
En particular permiten salir de un proceso establecido
para crear uno nuevo al vuelo, y también re-rutear
carpetas en los procesos que estén en curso.
NORA también es un workflow
de producción y un workflow colaborativo.
Fue creado para aportar una solución a los
problemas que surgen generalmente al utilizar este
tipo de productos. Propone, por ejemplo, en su versión
estándar:
- Un generador de procesos que permitirá a
los administradores determinar, establecer y parametrar
todo tipo de nuevos procesos.
Ejemplo: proceso establecido con el
generador de procesos.
- Un generador de formularios inteligentes. Un
formulario inteligente sabe elegir automáticamente
su camino de procesamiento con arreglo a criterios
y condiciones específicas. Éstos
hacen aun mas cenicilla la tarea del usuario que
sólo ha de elegir y completar el formulario
que corresponda al tipo de operación. Ejemplo
de formulario generado y procesado por NORA:
Creación de un formulario con
el generador.
Ejemplo: formulario en modo de uso
normal para la gestión de la plantilla.
- Dos tipos de interfaz de usuario: una interfaz “estándar” que
dispone de todas las funciones, otra “simple” para
aquellos usuarios cuyo trabajo se limite a las
tareas mas comunes.
- Un conjunto de API para desarrollar aplicaciones
externas. Algunas de ellas son en muchos casos
necesarias para adaptar el software a un entorno
o a procesos específicos.
- Herramientas para almacenar todas las informaciones
establecidas en los procesos.
- Herramientas de búsqueda y de estadísticas
para editar informes acerca de toda actividad que
haya existido en el workflow.
NORA utiliza un
motor de bases de datos relacionales (Access, SQL
Server, Oracle 9i…). Existe en modo cliente
Windows clásico y en modo Web.
2) Esquema
del flujo de información
En su modo cliente Windows clásico, NORA permite
establecer el camino por el que deben circular los
documentos. Dichos caminos pueden ser realizados
con elementos gráficos o bajo forma de scripts
para los procesos de mayor complejidad o repetitivos.
El módulo de construcción de esquemas
de circulación (processus designer), que forma
parte íntegra del software, se utiliza para
crear, editar, simular e imprimir los procesos. Esta
herramienta de construcción totalmente gráfica
es muy fácil de utilizar.
Ejemplo: proceso simple
Después de crear el proceso, éste
puede ser compilado y sometido a prueba por un simulador
interno que advierte el diseñador de errores
eventuales cometidos al establecer caminos o al especificar
condiciones y plazos. Se muestra un resumen con el
cual se pueden identificar enseguida los problemas.
En cuanto se valida, el proceso puede ser almacenado
en el servidor para que los usuarios lo puedan hacer
funcionar.
3) Objetos,
carpetas y documentos
NORA administra y procesa diferentes
tipos de objetos como documentos solos, formularios
solos, formularios y documentos agrupados bajo forma
de carpetas o de brochas electrónicas.
NORA dispone de características
que casi nunca se encuentran en los productos similares.
Por ejemplo, se pueden visualizar los documentos
directamente en el workflow sin instalar las aplicaciones
nativas adecuadas en el ordenador de trabajo. Este
método resulta mas rápido y flexible.
También es posible digitalizar directamente
en del workflow a partir de cualquier ordenador cliente;
para ello, NORA viene con drivers integrados para
escáneres. De esta manera es posible iniciar
un script, y desde el primer ordenador cliente, escanerar
directamente los documentos recibidos e incorporarlos
en el proceso adecuado para ese tipo de procesamiento
de documentos.
En cada tarea local se pueden atribuir
criterios de seguridad a los objetos y plazos de
procesamiento. Caso de que se venza un plazo, el
administrador del proceso recibe un mensaje que lo
informa de ello y puede actuar de varias maneras:
modificar el proceso, re-rutearlo, modificar los
plazos, atribuir la tarea a otro usuario, etc.
Se puede adjuntar una ficha de comentarios
a cada objeto que circule en el workflow. Ésta
nunca se separa de la carpeta en todo el camino de
su procesamiento. Permite agregar comentarios necesarios
para la buena marcha de la tarea, proporcionando
aclaraciones con respecto al trabajo efectuado y
a las decisiones que se hayan tomado.
4) Control
de los procesos
Cada vez que se crea un documento
en el marco de un proceso se registra la operación
en un archivo “historial”. El administrador
puede consultarlo a todo momento. Contiene informaciones
a propósito de:
- La ubicación exacta de la tarea en el
proceso
- El camino recorrido
- Los mensajes de alerta emitidos
- Los mensajes de error, etc…
5) Jerarquía
Cuando recién se pone en
marcha el workflow, sólo se crea el grupo
del administrador. El administrador de sistema se
encuentra en lo mas alto de la jerarquía.
Puede acceder a todos los procesos, a todas las tareas
y controlar todas las funciones del sistema. Crea
y administra los grupos y los usuarios. También
puede nombrar administradores de procesos: cada proceso
puede ser administrado de manera independiente
Grupos
En el Workflow de Gargantua cada usuario es miembro
de un grupo. Por ejemplo, un grupo puede estar
constituido de la plantilla de un departamento,
de los ejecutivos con responsabilidades ante
la dirección, etc. Se atribuye un nivel
jerárquico a todos los grupos.
Usuarios
Cada usuario dispone de un nombre y una contraseña
que lo identifica y es miembro de uno o varios
grupos. En cada uno de sus grupos el usuario tiene
un nivel jerárquico individual.
Tareas y documentos
Cada una de las tareas también tiene su
nivel jerárquico y los objetos que forman
parte de ella pueden tener niveles diferentes.
Ejemplo: el
usuario básico sólo puede acceder
a una tarea que se encuentre en su cesta y procesarla.
Cuando acaba su trabajo transfiere la tarea al
usuario siguiente, sin preocuparse por los derechos
de los que éste disponga, NORA administra
los derechos de los usuarios de manera automática.
Los scripts tienen reglas que se aplican a todos
los usuarios. Dichas reglas permiten controlar
las transferencias de tareas entre usuarios.
6) Integración
con GARGANTUA
Existe una conexión bidireccional
entre NORA y GARGANTUA. De esta manera, en cualquiera
de las etapas de un proceso, se puede añadir
la inserción y la clasificación de
los objetos circulantes directamente en GARGANTUA.
Pero además de esta funcionalidad
básica, también es posible almacenar
en GARGANTUA formularios que hayan sido generados
por NORA. Cuando uno de éstos se inserta en
el software de GED, algunos campos del formulario
pasan directamente a ser campos de índice
en GARGANTUA, y los contenidos se convierten en valores
que completan los campos de índices, el que
permitirá buscar y visualizar dichos contenidos.
Para ello GARGANTUA dispone de una
herramienta de visualización especialmente
concebida para los formularios de NORA. A lo contrario,
cualquier objeto puede ser directamente transferido
de GARGANTUA hacia un proceso de workflow.
ECM - BPM
