La voie de la simplicité

NORA est la dernière version du logiciel de workflow de SIATEL. Ses principaux objectifs sont de permettre à des organisations publiques ou privées :

• d'organiser les flux des tâches et des travaux, et de créer des processus contrôlés de traitement,
• d'optimiser et de superviser le travail individuel et d’équipe,
• de permettre la continuité de l'activité tant en mode local qu'en mode étendu ou distant, via l'utilisation de tout type de support de communication….

1) Présentation générale

Nora est la dernière version du logiciel de workflow de Siatel. Ecrit en Java pour la partie serveur et la partie Intranet, et dans le nouveau langage de programmation C# pour la partie client, il possède à la fois les caractéristiques des workflows classiques, c'est à dire la rigidité dans les processus établis, et la souplesse d'une autre variété de ce type de produit, les workflows mous . Ce dernier type de produit offre aux utilisateurs autorisés une souplesse se rapprochant plutôt des produits de messagerie ; en particulier il offre la possibilité de quitter un processus établi et d'en créer un autre à la volée, mais aussi de re-router des dossiers dans des processus en cours.

Nora est aussi un workflow de production et un workflow collaboratif. Il collationne les solutions à l'ensemble des besoins généralement rencontrés dans l'utilisation de ce type de produit. En particulier, il dispose dans sa version standard :

• d'un générateur de processus, lequel permettra aux administrateurs de définir, d'établir et de paramétrer tout type de nouveaux processus

Exemple de processus établi par le générateur de formulaire

• d'un générateur de formulaires intelligents. Un formulaire intelligent est un formulaire qui en fonction de critères ou de contraintes, sait automatiquement choisir son chemin de traitement. Ceci simplifiera d'autant plus la tâche des utilisateurs, lesquels n'auront à se soucier que de choisir et compléter le formulaire adapté au type d'opération. Un exemple de formulaire généré et traité par Nora est montré page suivante :

Création d'un formulaire avec le générateur

Exemple de formulaire en mode exploitation pour la gestion de personnels.

• de deux types d'interface utilisateur : une dite standard (ou client) possédant toutes les fonctions, une autre dite Web permettant de se connecter via un navigateur, en intranet par exemple. Il offre des fonctions moins étendues, en particulier au niveau de l'administration des processus,

Version client de l'interface utilisateur

• d'outils permettant le stockage de l'ensemble des informations ayant été établies dans les processus de traitement ,
  
• d'outils de recherche et de statistiques, lesquels permettront d'établir tous types de rapports sur les activités ayant été véhiculées dans le workflow .

Nora est articulé autour d'un moteur de base de données relationnels (Access, SQL Server, Oracle 9 i… ). Il est décliné en mode classique client Windows et également en mode Web.

2) Les schémas de circulation des informations

Disponible dans le mode client classique Windows, Nora permet de décrire le chemin de circulation des documents. Ces chemins sont symbolisés sous forme graphique, ils peuvent être créés manuellement de façon simple et intuitive dans le module de construction des schémas de circulation (processus designer), qui fait partie intégrante du logiciel. Celui-ci est utilisé pour créer, éditer, simuler et imprimer ces processus .

Exemple de processus simple

Dès que le processus est défini, il est compilé et testé par un simulateur interne qui avertit le concepteur des éventuelles erreurs commises dans la définition des chemins, dans la pose des contraintes ou des délais ; un résumé est affiché permettant l'identification quasi immédiate du problème. Si le problème porte sur une tâche particulière, un double-clic sur la ligne le résumant permet de mettre la tâche en évidence par une flèche. Dès que le processus est validé, il est stocké sur le serveur et peut être mis en fonctionnement .

3) Objets, dossiers et documents

Nora gère et opère différents types d'objets, tels que documents seuls, formulaires seuls, documents et formulaires regroupés sous forme de dossiers ou d'agrafes électroniques.

Nora possède certaines caractéristiques rares pour ce type de produit, en particulier, il est possible à l'intérieur de visualiser directement tout type de document sans disposer de l'application native sur le poste de travail, ce qui est beaucoup plus souple et plus rapide. Il est également possible de numériser directement dans le Workflow lui même à partir de n'importe quel poste client ; pour cela, Nora dispose de drivers de scanners directement intégrés. Ainsi le poste de saisie, au départ d'un script pourra directement scanner les documents reçus et les insérer dans le processus adapté au traitement de ces documents.

A chaque tâche locale, il peut être affecté des critères de sécurités sur les objets, ainsi que des délais de traitement. En cas de dépassement d'un délai, l'utilisateur responsable de la tâche en cours est alerté, de même que l'administrateur du processus qui peut alors décider de modifier le processus, le rerouter, de modifier les délais, de réassigner la tâche….

4) Les Formulaires

Les formulaires contiennent des informations liées à une tâche. Le générateur de formulaire intégré au logiciel NORA permet à l'administrateur ou à toutes personnes habilitées de créer des formulaires électroniques le plus proche de leur version papier. C'est grâce à un formulaire que se fera le lien entre les différentes propriétés du formulaire et les index d'un modèle dans Gargantua.

Le formulaire permet également de router automatiquement les tâches au sein d'un processus en fonction de la valeur de certains champs. Par exemple dans le schéma ci-dessous, la tâche Comptabilité se termine soit par un règlement, soit par un refus.

Le formulaire associé au processus contient une propriété Statut. Cette propriété est liée à une liste de valeur ( Réglée , Refusée , Attente d'informations ). Des règles peuvent être établies afin qu'automatiquement la tâche soit dirigée vers l'un ou l'autre processus lorsque l'utilisateur l'aura terminée.

Le schéma qui suit présente les règles définies pour le routage automatique des documents lorsque la tâche Comptabilité sera achevée. Ainsi, si la propriété Statut du formulaire vaut Réglée , le processus se poursuivra selon le résultat Règlement . Si la valeur est Refusée ou Attente d'informations , le processus se poursuivra selon le résultat Refusée . Si aucune de ces deux valeurs n'est affectée (par exemple l'utilisateur laisse une valeur vide), l'intervention de l'utilisateur sera requise pour que le processus puisse se continuer et qu'un choix soit fait entre l'un ou l'autre résultat.

Exemple de conditions pour le routage automatique d'un processus

Certaines informations de ces formulaires peuvent servir d'index pour localiser une tâche dans les différents processus en cours de circulation en effectuant des recherches sur ces index.

Résultat de la recherche sur des index de formulaire

On peut alors soit visualiser le formulaire contenant les valeurs recherchées, soit connaître la tâche concernée par ce formulaire en indiquant le nom du processus, le nom de la tâche concernée, le nom de l'exécutant ainsi que son identifiant (voir le schéma ci dessous).

Indication sur le formulaire trouvé lors d'une recherche

5) Contrôle des processus

Un fichier "historique" est généré à chaque création d'un document dans un processus. Ce fichier peut être consulté à tout moment par l'administrateur, il contient des informations sur :

• le positionnement exact de la tâche dans le processus
• le chemin parcouru
• les alertes émises
• les messages d'erreur…

Au niveau du processus peuvent être associés des commentaires, ajoutés par l'administrateur du processus ou par les utilisateurs en ayant les droits lorsque le processus se trouve dans leur boîte de réception. Ces commentaires, ou annotations associées au processus, permettent un meilleur déroulement des tâches en ajoutant des précisions, des remarques supplémentaires.

6) Gestion des droits utilisateurs sur les processus, les tâches, les documents

Les droits des utilisateurs et des groupes sont définis sur un processus dans son ensemble, mais aussi sur chacune des tâches du processus. Ainsi, on peut définir avec précision si un utilisateur peut modifier les chemins d'un processus en cours d'exécution, ou modifier un processus type.

Il est également possible de définir des droits d'utilisateur ou de groupe sur l'accès aux documents liés lors de l'exécution d'un processus. Ces droits sont déclarés lors de l'insertion des documents dans le processus. Ainsi on peut déterminer qui a le droit de visualiser ou modifier un document joint au processus.

7) Affectation de plusieurs utilisateurs sur une même tâche

Il est possible d'affecter plusieurs utilisateurs à une même tâche. La validation se fera alors :

• soit par un seul des utilisateurs. C'est à dire que le processus se poursuivra après qu'un seul des utilisateurs achève la tâche, celle-ci disparaîtra de la boîte de réception des autres utilisateurs.
• soit par l'ensemble des utilisateurs affectés. Dans ce cas, le processus se poursuivra après que chacun ait achevé la tâche.

8) Actions automatiques sur les tâches ou processus

Certaines actions peuvent être automatisées à la fin d'une tâche, comme l'envoi de courriers électroniques, l'impression des documents ou l'envoi dans la GED Gargantua. Il est possible d'indiquer les types de documents qui seront ou ne seront pas concernés par cette action automatique.

Il est également possible au démarrage d'un processus d'envoyer un courrier électronique. Ceci permet à un utilisateur particulier d'être informé du démarrage de ce processus.

9) Actions obligatoires sur les documents

Pour une tâche donnée, certaines actions sur les documents peuvent être définies comme obligatoires. Ceci permet de s'assurer que l'utilisateur a bien pris en compte ces documents. Par exemple il est possible d'obliger l'utilisateur à visualiser tel ou tel document avant de l'envoyer à la tâche suivante. C'est l'utilisateur qui insère les documents dans le processus qui va définir les actions obligatoires sur le nouveau document.

10) Dépassement des délais

Pour l'ensemble du processus on peut définir un délai maximal d'exécution. Si c'est le cas, un message préviendra l'utilisateur ayant le processus dans sa boîte de réception que celui-ci doit être traité en priorité. De même, il est possible de définir un délai maximal d'exécution au niveau d'une tâche. Dans l'interface de l'utilisateur, les processus dans la boîte de réception ayant expiré sont surligné en violet (qu'il s'agisse de dépassement des délais pour un processus ou une tâche), de plus il est possible d'obtenir la liste des tâches et des processus présents dans cette boîte de réception avec leur date et heure d'expiration. Il est possible pour l'administrateur de connaître tous les processus ou toutes les tâches ayant expiré.

Fenêtre indiquant la liste des processus avec le temps restant pour exécuter la tâche

Le temps restant est calculé en fonction des horaires de travail dans l'entreprise. Ainsi, si une tâche doit être traitée en 2 heures, qu'elle arrive dans la boîte de réception de l'utilisateur à 17 heure alors que la journée de travail se termine à 18 heure, son heure d'expiration ne sera pas 19 heure, mais 10 heure le lendemain (en considérant que la journée de travail débute à 9 heure). Les week-end sont également pris en compte comme des journées chômées. Ces horaires de travail sont bien sûr paramétrables, et ceci processus par processus (selon les services, au sein d'une même organisation, les horaires de travail ne sont pas toujours identiques).

11) Messages et post-it

Afin d'apporter des indications complémentaires au processus ou à une tâche particulière, l'administrateur du système peut ajouter des messages liés, soit au processus, soit à une tâche. Dès qu'une tâche arrivera dans la boîte de réception d'un utilisateur, les messages qui lui sont liés s'afficheront sous forme de post-it dans la fenêtre client Nora (pourvu que cette option ait été validée dans le paramétrage de l'application).

Durant le déroulement d'un processus, à chaque étape, les utilisateurs peuvent, s'ils en ont les droits, ajouter leur propre message à la tâche. Chaque message est mémorisé avec le nom de l'utilisateur. Ceci permet un suivi très fin des opérations et des remarques qui peuvent être faites.

Exemple de message lié au processus apportant un supplément d'information

12) Connexion avec Gargantua

Une connexion bidirectionnelle existe entre Nora et Gargantua . Ainsi il pourra être défini dans un processus, et à n'importe quelle étape, l'insertion et le classement direct dans Gargantua , des objets circulants.

Mais au-delà de cette fonctionnalité simple, il est également possible de stocker dans Gargantua les formulaires générés dans Nora . Lors de l'insertion de ceux-ci dans le logiciel de GED, certains champs du formulaire deviennent automatiquement des champs d'index (au sens Gargantua), et les contenus deviennent des valeurs pour ces champs, ce qui va permettre ultérieurement de les rechercher, et de les visualiser. Gargantua possède à cet effet un viewer des formulaires Nora. Dans le sens contraire, un objet quelconque peut être inséré directement de Gargantua dans un processus workflow.