5/10 – Comment assurez-vous la transmission des documents importants d’un collaborateur lorsqu’il quitte votre organisation ?

Chaque semaine, nous explorons une question concrète pour accompagner la mise
en place d’une gestion électronique des documents (GED). Ces publications ont un
objectif simple : aider les organisations à structurer leurs pratiques documentaires
avec clarté, sans multiplier les contraintes.

Cette cinquième question aborde une situation fréquente mais souvent négligée :

Le départ d’un collaborateur, et son impact sur la continuité et la qualité d’accès aux documents qu’il a produits.

Une mémoire dispersée, difficilement accessible

Avec le temps, un collaborateur accumule une grande quantité de documents dans
ses espaces personnels : sur son poste de travail, dans sa messagerie, ou au sein
de répertoires partagés où ses fichiers se mêlent à ceux d’autres utilisateurs, sans
réelle possibilité de les identifier clairement.
Cette dispersion complique déjà l’accès aux informations clés. Et lorsque aucune
règle de structuration n’est en place, cela devient encore plus problématique.
Et lorsqu’un départ survient, cette mémorisation de documents dans ces espaces
peu maîtrisables, crée une rupture dans la circulation de l’information. Résultat :
désorganisation, ralentissements, et perte de temps pour les équipes qui prennent le relais.

Documents difficiles à retrouver , versions floues, contexte absent

Au-delà de l’accès technique aux fichiers, c’est souvent le cadre documentaire qui
fait défaut.
Sans règles de nommage, de gestion des versions, ni repères clairs sur les étapes
de validation ou le contexte d’un document, l’exploitation des contenus laissés par un collaborateur devient laborieuse.
Les conséquences de cette désorganisation vont bien au-delà de la simple perte de
temps.
La première, la plus structurante, est la fragilisation de la mémoire collective :
lorsqu’un collaborateur s’en va et que ses documents ne sont ni localisables, ni
identifiés, ni rattachés à un cadre clair, c’est tout un pan de savoirs qui disparaît.
L’organisation perd alors en continuité, en capacité de transmission et en vision
d’ensemble sur ce qu’elle a produit et validé.

À cela s’ajoutent des blocages concrets dans les projets ou les processus
décisionnels : il manque une version, une pièce justificative, un avis formalisé… et
tout s’arrête, ou tout est retardé. Le risque de se baser sur des documents obsolètes
ou incomplets n’est jamais loin, surtout quand aucune version fiable n’a été identifiée.
Et les conséquences se répercutent en chaîne : retards dans les livrables,
mécontentement des clients ou partenaires, et perte de confiance dans la fiabilité des échanges internes.

Assurer la continuité malgré les départs

Pour répondre à ces enjeux, disposer d’un système structurant, accessible et
centralisé est indispensable.

Une GED bien déployée permet de :

• Classer les documents dans un espace commun selon des règles de partage
  prédéfinies,
• Tracer chaque modification et chaque étape de validation,
• Garantir un accès facilité, même en cas de départ.

Chaque dossier, chaque document reste accessible à ceux qui en ont besoin. Ils sont
identifiables, à jour, et correctement rattachés à leur contexte : projet, procédure,
client, mission…
 
La mémoire documentaire d’une organisation ne se transmet pas
spontanément : elle se construit avec méthode. Organiser ses documents,c’est préserver la pérennité des connaissances et sécuriser l’activité collective.