Gargantua Essentiel Cloud
à portée de tous, simple, mobile, efficace
Pour accélérer votre transformation digitale sans compétence technique, nous avons réuni dans Gargantua Essentiel Cloud les incontournables qui vous permettront de dématérialiser rapidement votre activité documentaire, avec, à portée de main, une boite à outils simple d’utilisation et riche en fonctionnalités.
Gargantua Essentiel Cloud
- Une offre clé en main préconfigurée
- Mise à disposition sous 24h
- GED et fonctions de partage de documents
- Workflows personnalisables pour la validation de documents
- Circuits de signatures certifiantes
- Prise en main rapide, intuitive et sans compétence technique
Classez et indexez
Vous centralisez dans la GED Gargantua les dossiers et les documents de votre entreprise et les organisez librement selon vos habitudes de classement. Vous pourriez vous arrêter là : vous disposez déjà d’une solution de partage de documents, accessible en mobilité.
Mais vous pouvez aller plus loin : parce que c’est la force de notre GED, vos dossiers et documents peuvent être accompagnés de formulaires d’indexation qui vous permettront plus tard de les retrouver plus facilement, grâce à notre moteur de recherche. Votre organisation met au point, très simplement, ses propres formulaires d’indexation, à partir de modèles fournis.
Donnez les bons droits
aux bonnes personnes
Vous gérez les comptes de vos utilisateurs, et pouvez les rattacher à un ou plusieurs groupes. Les dossiers de votre GED peuvent être vus et accessibles par tous, par un groupe ou seulement par vous-même. Vous décidez de même pour les droits d’ajout, de modification ou de suppression.
Retrouvez rapidement dossiers
et documents
Utilisez la puissance du moteur de recherche Gargantua pour retrouver en un clic vos dossiers et documents. Toutes les données saisies dans vos formulaires d’indexation peuvent être recherchées via la recherche multicritères. Vos documents contenant du texte peuvent également être recherchés par leur contenu via la recherche en texte intégral. Plus fort encore : combinez recherche multicritères et recherche en texte intégral pour mieux cibler ce qu’il vous faut retrouver vite !
Bien entendu, dans les résultats de la recherche, ce qui n’est pas autorisé n’est pas vu !
Travaillez en mobilité
En télétravail, en déplacement, en réunion à l’extérieur, dans les transports, continuez à utiliser Gargantua Essentiel Cloud depuis votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur portable : vous accédez instantanément aux données et aux fonctions dont vous en avez besoin à tout moment, depuis partout.
Faites valider
Evitez la circulation de papier au sein de votre entreprise : privilégiez les workflows de validation et recueillez sans vous déplacer les visas successifs de vos collaborateurs sur un document donné.
Faites signer
N’imprimez plus vos documents pour les faire signer par des signataires internes à votre organisation, par des signataires externes, ou par des signataires qui se présentent devant vous, en face à face : les circuits de signatures certifiantes sont inclus dans l’offre Gargantua Essentiel Cloud. Les documents signés par les différents intervenants sont automatiquement certifiés, leur donnant une valeur légale.
Référencez vos contacts dans le carnet d’adresses intégré
Avec le carnet d’adresses de Gargantua Essentiel Cloud, centralisez les coordonnées des personnes morales ou physiques avec qui vous échangez régulièrement des dossiers ou des documents.
Grâce à cette base de contacts, accédez immédiatement aux dossiers et aux documents reçus ou envoyés à ces tiers.
Numérisez vos documents papier
Introduisez un document dans votre scanner et lancez la fonction de numérisation directe depuis Gargantua Essentiel Cloud. La version numérique de votre document papier, s’il contient du texte, sera alors recherchable par son contenu grâce à notre moteur d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui en extrait les mots.
Capturez vos mails
Depuis votre client de messagerie Outlook, Zimbra ou Thunderbird, vous capturez un mail et/ou ses pièces jointes et choisissez le dossier GED dans lequel classer l’ensemble. Recherchez-les ensuite – comme tout document dans Gargantua – en quelques clics via une recherche par leur contenu.
Couplez Microsoft Office,
Libre Office ou Open Office
avec Gargantua
Vous avez l’habitude de travailler avec vos outils bureautiques ? Ça tombe bien : depuis Word, Excel, PowerPoint, ou tout logiciel bureautique de la suite Libre Office ou Open Office, sauvegardez directement vos documents dans la GED Gargantua, ou envoyez-les dans un workflow de validation, ou encore dans un circuit de signature.
Inversement, depuis Gargantua, ouvrez vos documents dans leur application bureautique d’origine, apportez les modifications nécessaires, et enregistrez-les directement dans votre base documentaire.
Postez un message
dans les forums de discussion
Des doutes sur le traitement d’un dossier ou d’un document ? Besoin d’échanger ou d’engager un débat entre vous sur une thématique ? Gargantua favorise les discussions collaboratives et vous encourage à poster des messages en lien avec un document ou un dossier, et à y répondre !
Gérez automatiquement les versions de vos documents
Conservez la trace des modifications successives apportées par vous-même ou par un collaborateur à un document : Gargantua se charge d’en garder les versions précédentes avant d’enregistrer sa nouvelle version. Lorsque vous ouvrez le document, c’est la version la plus récente qui est présentée. Mais les versions successives peuvent toujours être consultées, voire restaurées !
Et bien d’autres fonctionnalités !
Vous l’aurez compris, Gargantua Essentiel Cloud peut être utilisé simplement et rapidement comme solution sécurisée de partage de documents. C’est déjà beaucoup ! Mais vous pouvez tout de suite l’utiliser en tant que GED, avec ses possibilités d’indexation et de recherche, ses fonctions décrites plus haut, et toutes celles qui restent à découvrir encore !
Et puis, comme le but d’une solution de dématérialisation est d’éviter d’imprimer, de diminuer la circulation du papier, nous avons inclus dans Gargantua Essentiel Cloud les deux workflows les plus couramment utilisés : les workflows de validation, et les circuits de signature : devis, factures, contrats, accords commerciaux, bons de commande, bons de livraison, bons de réception, documents juridiques, documents RH, tous les documents peuvent être signés en ligne, en interne ou en face à face, avec autant de cosignataires que nécessaire.
tout le temps
quotidiennes
hautement sécurisées
en France
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Nous avons hâte de vous faire découvrir notre solution, nous sommes impatients de savoir comment elle pourra vous aider à moderniser rapidement votre activité documentaire dans votre contexte métier !