9/10 – Comment sont organisés vos dossiers et fichiers aujourd’hui ? Y a-t-il des règles partagées ?

Chaque semaine, nous posons une question concrète pour nourrir la réflexion autour de la gestion documentaire.
L’objectif : mettre en lumière des situations vécues, souvent banalisées, mais qui peuvent freiner la collaboration ou générer des erreurs évitables.
Aujourd’hui, il est question d’un aspect central et pourtant rarement formalisé :

La manière dont les fichiers sont organisés dans votre structure.

Des méthodes personnelles qui cohabitent difficilement

Dans de nombreuses structures, l’organisation des fichiers dépend largement des préférences individuelles.

Certains collaborateurs classent les documents par année, d’autres par projet, ou encore par type de document, comme les factures, contrats ou rapports. Cette multiplicité d’approches, lorsqu’elle n’est pas harmonisée, peut rapidement générer de la confusion.

Chaque personne a ses propres habitudes, souvent non documentées, ce qui complique la recherche d’un fichier pour un autre membre de l’équipe.

Sans règles communes, il devient difficile d’assurer la cohérence et la traçabilité des informations.
Les doublons se multiplient, des versions différentes d’un même document circulent, et les pertes d’informations sont fréquentes.

À cela s’ajoute le problème du départ ou de l’absence d’un collaborateur, où les documents qu’il gère peuvent être difficiles à exploiter ou même perdus, faute d’un classement accessible à tous.

Un fonctionnement basé sur des habitudes implicites

Souvent, aucune politique claire n’a été formalisée pour la gestion des documents.

Les règles sont implicites, transmises de façon orale ou simplement supposées.

Cette absence de cadre formel conduit à des pratiques hétérogènes : des noms de fichiers peu explicites, des dossiers mal identifiés, un enchaînement non linéaire des versions, voire des documents stockés à des endroits inattendus.

Ces difficultés s’intensifient avec la croissance de l’entreprise, la multiplication des projets, ou le recours à plusieurs outils informatiques qui ne communiquent pas entre eux.

De plus, cela complexifie la mise en conformité, notamment dans la gestion des documents sensibles ou soumis à des obligations légales.

Il est alors difficile de prouver la traçabilité ou la bonne gestion des accès.

Cette situation augmente aussi les risques d’erreurs ou de fuites d’informations, avec un impact direct sur la sécurité et la conformité.

Construire une logique partagée, sans complexité

Instaurer une organisation commune ne doit pas être perçu comme un frein ou une contrainte administrative.

Il s’agit plutôt d’instaurer des règles simples et claires qui facilitent le quotidien.

Par exemple, définir une arborescence unique, connue et comprise de tous, avec des dossiers principaux qui correspondent aux besoins métier (clients, projets, services), et des sous-dossiers normalisés.

De même, fixer des conventions de nommage compréhensibles, où les fichiers intègrent des éléments comme la date, le type de document, et l’auteur.

Une gestion centralisée, qu’elle soit assistée par un logiciel dédié ou organisée via un partage réseau, aide à éviter les doublons et à garantir que chaque document est accessible au bon moment, au bon interlocuteur, avec les droits adaptés.

Au-delà de la technique, cette démarche passe par un accord collectif, un accompagnement des équipes et une sensibilisation aux bonnes pratiques.

Et quand il semble difficile de faire converger toutes les habitudes, la GED offre une réponse concrète : un plan de classement commun, couplé à une arborescence secondaire, dynamique, qui permet à chacun de retrouver ses documents selon ses propres repères.

Grâce à l’indexation et aux métadonnées, une même information peut ainsi être retrouvée de plusieurs façons, sans imposer une seule logique de classement. Une manière simple de concilier rigueur collective et souplesse individuelle.

 
Une organisation documentaire claire et partagée est un levier puissant pour gagner en efficacité, réduire les pertes de temps et sécuriser l’accès à l’information.
C’est aussi un élément clé pour garantir la continuité des activités, notamment en cas d’absences ou de départs.