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Une GED comme solution de collaboration et de partage de documents

5 points clés qui font d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) la réponse idéale pour faciliter la collaboration et le partage de documents au sein de vos équipes. 2 minutes pas plus et vous saurez comment la GED Gargantua peut améliorer votre productivité et votre efficacité dès maintenant.

 

 

Point clé n°1 : permettre à vos équipes de travailler ensemble et simultanément sur des documents

 

Collaborer en temps réel, rédiger à plusieurs et en même temps un même document, suivre instantanément les modifications apportées par les autres rédacteurs, assurer la cohérence des écrits, c’est tout l’enjeu de la suite bureautique collaborative intégrée à Gargantua.

Alternative complète et fluide aux solutions bureautiques traditionnelles de traitement de texte telles que Microsoft Office et Google Docs, notre solution sécurisée de corédaction permet à vos équipes de travailler ensemble sur l’élaboration de rapports, présentations, propositions, projets de recherche, et tous autres types de contenu. Tout cela dans des budgets maîtrisés et sans aucune installation logicielle sur vos postes de travail.

 

Point clé n°2 : versionner les documents pour suivre et gérer leurs évolutions au fil du temps de manière organisée

 

Pouvoir remonter dans le temps pour voir qui a modifié quoi, quand et pourquoi, se donner les moyens de suivre la contribution de chaque membre, favoriser une meilleure traçabilité, c’est tout l’intérêt de conserver des versions mineures ou majeures des documents produits.

Eviter les confusions liées aux versions obsolètes en donnant prioritairement ou uniquement accès à la version la plus récente.

Revenir facilement à une version précédente sans perdre de temps à tout reprendre depuis le début, en cas : d’erreur introduite dans un document, de suppression accidentelle de paragraphes, de conflit de modifications lors de la collaboration, ou pour toute autre raison.

Comparer les versions pour voir comment un document a progressé, quels changements ont été apportés entre deux états, et mieux évaluer la qualité du travail accompli.

Se préparer à des audits et à des mesures de conformité en conservant un historique complet des modifications apportées aux documents.

 

Point clé n°3 : partager des documents de manière sécurisée et maîtrisée

 

Gérer les autorisations d’accès pour définir qui peut accéder à quels documents, qui peut les supprimer, qui peut les modifier, qui peut les voir.

Appliquer une politique de sécurité sur-mesure correspondant au niveau de confidentialité de vos dossiers et documents.

Garantir que vos données sensibles sont toujours protégées de manière appropriée.

 

Point clé n°4 : accéder à distance à vos données et permettre une mobilité accrue

 

Centraliser vos données pour permettre à vos équipes d’y accéder avec une connexion internet sécurisée lorsqu’elles ne sont pas au bureau ou éloignées géographiquement les unes des autres.

Garder à portée de main les dossiers et les documents qui vous sont utiles, où que vous soyez, à tout moment.

 

Point clé n°5 : Retrouver rapidement les documents dont vous avez besoin

 

Gagner du temps grâce à une recherche rapide et précise : les fonctions de recherche avancées remontent rapidement les documents nécessaires, vous faisant économiser un temps précieux. Ne perdez plus de temps à deviner où se trouvent vos documents.

Résultats pertinents dès la première recherche : notre système de recherche intelligente vous fournit des résultats pertinents dès la première tentative, éliminant la nécessité de parcourir de nombreuses pages de résultats.

Trouver ce dont vous avez besoin en un clin d’œil : nos fonctions de recherche vous garantissent de trouver instantanément les documents pertinents, vous permettant de vous concentrer sur votre travail plutôt que sur la recherche.

Minimiser la perte de temps liée à la recherche : notre puissante fonction de recherche réduit le temps nécessaire pour retrouver des documents, assurant ainsi une efficacité maximale dans votre flux de travail.

Des résultats qui correspondent exactement à vos critères : nos capacités de recherche avancée garantissent que les résultats correspondent précisément à vos critères, ce qui signifie que vous obtenez les informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

 

En résumé, l’utilisation d’une Gestion Électronique de Documents (GED) pour répondre aux besoins de rédaction collaborative et de partage de documents présente de multiples avantages, qui vont bien au-delà des cinq points clés que nous venons de présenter. La GED Gargantua offre un éventail d’atouts qui peuvent transformer la manière dont vous gérez votre activité documentaire.

 

Hélène Guillou
05/01/2024

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