10/10 – Quels départements seraient concernés en priorité par la mise en place d’une GED ?

Chaque semaine, nous explorons une question concrète pour accompagner la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED).
Ces publications ont un objectif simple : aider les organisations à structurer leurs pratiques documentaires avec clarté, sans multiplier les contraintes.

Cette dernière question invite à passer à l’action :

Par où commencer ? Quels services impliquer en priorité pour que la mise en œuvre d’une GED ait un impact rapide, visible et durable ?

Une priorisation essentielle pour un déploiement efficace

Tous les services d’une organisation ne rencontrent pas les mêmes difficultés documentaires. Identifier les départements à fort volume, à enjeux réglementaires ou aux processus peu fluides permet de lancer la démarche avec des résultats visibles. Un démarrage ciblé favorise l’adhésion, réduit les résistances et pose les bases d’une structuration progressive et cohérente.

Des besoins spécifiques selon les métiers

Tous les services n’ont pas les mêmes attentes en matière de gestion documentaire.
Le service RH doit gérer des documents confidentiels, liés à des durées de conservation précises.
Le service comptable ou financier manipule des pièces réglementaires, avec des processus de validation à plusieurs niveaux.
Les équipes commerciales ont besoin d’un accès rapide à des contrats, devis, brochures ou conditions générales.
Le service juridique, quant à lui, doit pouvoir tracer précisément les versions d’un document, les dates de validation ou les clauses modifiées.

Autrement dit, chaque service a ses urgences, ses contraintes, ses enjeux.

Une GED efficace ne peut donc pas être pensée de manière globale uniquement : elle doit s’adapter aux réalités concrètes des services utilisateurs.

Une mise en œuvre progressive, orientée par les usages

Prioriser les bons départements, c’est éviter une transformation trop théorique. C’est partir des usages concrets, pour bâtir une organisation documentaire plus fluide, plus fiable… et plus adaptée à la réalité de chacun.

Cela permet notamment de :

• Concentrer les efforts sur les besoins les plus urgents, là où les documents sont les plus nombreux ou les plus critiques.
• Maximiser les gains visibles à court terme, en facilitant l’adhésion des utilisateurs.
• Créer une dynamique d’amélioration progressive, avec des retours concrets qui orientent les prochaines étapes.

La mise en place d’une GED réussie commence par un ciblage précis des premiers services à impliquer.
C’est en répondant aux besoins prioritaires que l’on enclenche un changement durable.