2/10 – Vous est-il déjà arrivé d’avoir besoin de retrouver un document important, et de réaliser que votre seul accès était le message auquel il était joint ?

Chaque semaine, nous explorons une question concrète liée à la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED). L’objectif : apporter des repères simples et fiables aux entreprises qui souhaitent structurer leur organisation documentaire, mais hésitent parfois sur la manière de s’y prendre ou sur les étapes à privilégier.

Cette deuxième publication s’intéresse à une habitude aussi répandue que fragile : le stockage de documents dans les messageries électroniques.

Une pratique installée, rarement questionnée

 
Par manque de temps ou par automatisme, de nombreux collaborateurs conservent leurs documents directement dans leur boîte mail. Un bon de commande reçu en pièce jointe, un contrat signé, un compte-rendu transmis après une réunion… Ces fichiers restent dans les messageries personnelles, et sont rarement extraits ou conservés ailleurs.
Ce réflexe, répété au fil du temps, s’impose peu à peu comme une habitude. Il paraît pratique sur le moment, mais complique la mise en place d’une gestion documentaire claire et partagée au sein de l’entreprise.

Une fausse impression de sécurité

 
À première vue, conserver les documents dans sa messagerie peut sembler suffisant. Pourtant, cette pratique présente plusieurs risques : lorsque l’accès aux documents dépend d’un compte individuel, certaines informations peuvent devenir inaccessibles en cas d’absence ou de départ. Les fichiers oubliés ou mal identifiés sont difficiles à retrouver, ce qui complique le suivi. Ils peuvent aussi être supprimés, par erreur ou volontairement, ou encore circuler en parallèle, sans être jamais centralisés, ce qui rend difficile l’identification de la version à jour.
Autant de pratiques qui rendent les informations vulnérables, fragilisent la continuité du travail, nuisent à la fiabilité des échanges et freinent la collaboration.

Reprendre la main pour mieux avancer

 
Repérer les documents éparpillés dans les boîtes mail est souvent une première étape essentielle. Cela permet de remettre la main sur des contenus importants, jusque-là dispersés, difficiles à retrouver, et peu exploités dans le travail quotidien.
En les regroupant dans un espace structuré, comme une GED, on réduit les risques d’oubli ou de perte, tout en assurant une meilleure protection des données. L’accès devient plus rapide, l’information plus fiable, et chacun gagne en autonomie.
Partagés dans un environnement commun, les documents sont plus simples à consulter, à mettre à jour, à faire évoluer. Ce mode de gestion ne complexifie pas les pratiques : il les rend plus fluides et plus efficaces.
Avec une solution comme Gargantua, cette transition se fait naturellement. Un fichier reçu par mail peut être intégré en quelques clics, avec les bons mots-clés et à la bonne place. Il est alors bien rangé, sécurisé, et facile à retrouver.
 
Un petit geste qui peut faire une vraie différence au quotidien.