4/10 – Comment sont validés vos documents aujourd’hui (bons de commande, factures, contrats…) ?

Chaque semaine, nous explorons une question concrète pour accompagner la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED). Ces publications ont un objectif simple : aider les organisations à structurer leurs pratiques documentaires avec clarté, sans multiplier les contraintes.

Cette quatrième question met en lumière un point souvent sous-estimé de la gestion documentaire :

La validation des documents.

Des validations omniprésentes… mais rarement cadrées

Bons de commande, devis, contrats, factures : chaque jour, des documents nécessitent une validation pour que l’activité progresse.

Mais dans la majorité des structures, ces validations s’appuient sur des pratiques très variables. Parfois par mail, parfois de vive voix ou via des outils de messagerie : les décisions se prennent, mais sans cadre défini ni méthode constante.

Dans certains cas, un simple parapheur cartonné circule avec une feuille de suivi, où chaque intervenant appose son visa lors de la validation des documents. Sur le papier, cette solution semble rassurante : les documents circulent physiquement, une trace est conservée.

Mais dans les faits, cette méthode révèle vite ses limites.

Si le parapheur est égaré ou bloqué sur un bureau, tout le processus est à l’arrêt. Et une fois les documents validés ou signés, encore faut-il pouvoir les retrouver facilement, les partager ou en extraire l’historique.

Quand l’absence de cadre fragilise les décisions

Sans règles claires, chaque validation devient une opération isolée, car faute de traçabilité, elle est difficile à suivre dans le temps.

Un accord donné sur une ancienne version, un document oublié en cours de route, une décision prise sans relecture : les risques sont nombreux.

Et lorsqu’on tente de comprendre ce qui s’est passé, en identifiant qui a pris quelle décision, à quel moment et sur quel support, les informations manquent. Ce manque de visibilité alimente les retards, les erreurs, mais aussi les incompréhensions entre équipes.

Dans certains cas, il peut même exposer l’organisation à des litiges ou à des risques de non-conformité.

Structurer les validations pour retrouver visibilité et maîtrise

Clarifier les circuits de validation, c’est avant tout établir des règles simples : qui valide quoi, à quel moment, selon quelle logique.

Mais pour que ces règles deviennent réellement efficaces, elles doivent être intégrées dans les outils utilisés au quotidien.

Une GED permet justement de structurer ces circuits, de les rendre visibles, tracés, et adaptés au fonctionnement de chaque organisation.

Chaque document suit un chemin défini : il passe automatiquement d’un service à l’autre, d’un valideur à l’autre, les délais sont respectés, les versions sont à jour, les responsabilités sont claires.

Remplacer un parapheur carton ou l’échange de mails par un circuit dématérialisé fluide renforce la fiabilité, raccourcit les délais et simplifie le pilotage, sans alourdir les pratiques.

Mettre en place une gestion rigoureuse des validations, c’est faire le choix de la clarté et de la sécurité. C’est aussi renforcer la confiance dans les processus, et garantir des décisions mieux suivies et mieux partagées.