6/10 Qui a accès à quoi dans votre organisation ?

Chaque semaine, nous explorons une question concrète pour accompagner la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED).
Ces publications ont un objectif simple : aider les organisations à structurer leurs pratiques documentaires avec clarté, sans multiplier les contraintes.

La question d’aujourd’hui porte sur un enjeu sensible, souvent sous-estimé :

La gestion des droits d’accès.

Des accès multiples, rarement cadrés

Dans bien des structures, les droits d’accès aux documents évoluent au fil des projets, des urgences ou des arrivées dans l’équipe. Il n’est pas rare que les autorisations soient accordées une fois, puis perdurent sans être réexaminées.
Par exemple, un ancien chef de projet conserve l’accès complet à tous les documents opérationnels d’une équipe dont il ne fait plus partie, plusieurs mois après avoir changé de poste.
A l’inverse, une nouvelle recrue chargée du suivi des indicateurs qualité ne peut pas consulter les tableaux de bord partagés, pourtant indispensables pour remplir sa mission – faute d’avoir été correctement ajoutée aux bons groupes d’accès.

Cette logique laisse peu de place à une vision globale : certaines personnes conservent des droits bien après avoir quitté un projet, tandis que d’autres ne peuvent pas accéder à l’information dont elles ont besoin pour travailler efficacement.

Quand l’accès devient source de vulnérabilité

L’absence de règles claires et strictes sur les droits d’accès engendre de nombreux problèmes.

Dès qu’un document est accessible à une personne qui n’aurait pas dû y avoir accès, le contrôle de sa diffusion est compromis. Une fois partagé – même involontairement – il peut circuler sans protection suffisante, être transféré, dupliqué, ou archivé ailleurs, sans que l’organisation puisse en garder la trace ni en limiter la portée.

Cette perte de maîtrise expose l’organisation à des risques de fuites, de mauvaise interprétation ou de perte de confidentialité.

À l’inverse, des informations essentielles restent parfois inaccessibles à ceux qui en ont besoin, notamment en cas d’absence, de remplacement ou de changement de rôle.
Ces déséquilibres nuisent à la sécurité, mais aussi à la réactivité des équipes et à la fluidité du travail quotidien.

Reprendre le contrôle sur les accès et appliquer le principe du « besoin d’en connaître »

Pour répondre aux difficultés liées à la gestion des droits d’accès, la mise en place d’un système centralisé devient indispensable.
Il s’agit d’un dispositif dans lequel les accès sont gérés depuis un point unique : par exemple via la GED elle-même, dans un annuaire interne ou à travers des règles gérées dans les outils numériques utilisés au quotidien.

Un cadre structuré permet d’attribuer des niveaux d’accès en fonction des rôles de chacun, des missions en cours ou de la nature des documents à consulter (confidentialité, sensibilité, pertinence, usage interne, etc.).

C’est ici qu’intervient un principe fondamental, souvent méconnu en dehors des milieux militaires ou sensibles :
Le principe du “besoin d’en connaître”.

Selon ce principe, chacun ne doit avoir accès qu’aux informations nécessaires à l’exercice de sa mission – ni plus, ni moins.
Autrement dit, ce n’est pas parce qu’un utilisateur a les moyens techniques de consulter un document qu’il doit y être autorisé.
Ce principe, rigoureux mais efficace, permet d’assurer un équilibre entre confidentialité, efficacité opérationnelle et responsabilité individuelle.

L’architecture documentaire repose alors sur des règles partagées, stables et compréhensibles par l’ensemble des équipes. Chaque dossier, chaque document, bénéficie d’un système d’accès clairement défini et d’une visibilité adaptée.

La gestion électronique des documents (GED) rend cette organisation concrète, facilite son maintien dans le temps et permet de l’ajuster au fil des évolutions internes.

Les bénéfices sont concrets :

• Une meilleure sécurité des données sensibles
• Une information disponible au bon moment pour les bonnes personnes
• Un gain de temps pour les équipes opérationnelles
• Une continuité assurée même en cas d’absence ou de départ

Les collaborateurs accèdent ainsi aux bonnes informations, au bon moment, tout en préservant l’équilibre entre sécurité, efficacité et fluidité de travail.

 
Clarifier qui peut accéder à quoi, c’est reprendre le contrôle sur l’information et construire une organisation plus fiable, plus réactive et plus sereine.