8/10 Qui peut modifier, visualiser, supprimer un document dans votre organisation ?

Chaque semaine, nous explorons une question concrète pour accompagner la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED).

Ces publications ont un objectif simple : aider les organisations à structurer leurs pratiques documentaires avec clarté, sans multiplier les contraintes.

La question du jour concerne un point souvent négligé dans la gestion de l’information :

La définition des droits d’action sur les documents.

Des règles d’accès parfois floues

Dans certaines structures, les documents circulent sans cadre formel : ils sont déposés dans des dossiers partagés, transférés par e-mail, ou stockés dans des environnements où les droits ne sont pas clairement définis.

Dès lors, les risques s’accumulent :

• Perte d’un fichier important suite à une suppression accidentelle,
• Modification d’un document encore en cours de validation,
• Diffusion d’informations sensibles à des personnes non concernées,
• Incompréhensions ou erreurs liées à des versions non maîtrisées.

Ces situations peuvent ralentir le travail quotidien, générer des tensions ou nuire à la qualité de l’information diffusée. Elles restent parfois invisibles jusqu’au jour où un incident les révèle.

Des conséquences sur la sécurité et la conformité

Sans règles claires, il devient difficile de contrôler les actions réalisées sur les documents, et donc d’assurer leur bon usage.

Certaines informations – notamment dans les domaines RH, juridique ou financier – nécessitent un traitement encadré : elles ne devraient être modifiées ou supprimées que par des personnes identifiées et habilitées. Pourtant, ces limitations sont parfois absentes ou mal appliquées.

Cela souligne l’importance d’une gestion des habilitations bien définie, permettant de s’assurer que chaque utilisateur agit dans les limites de ses responsabilités.

Lorsque les droits d’action ne sont pas définis ou suivis, cela peut poser problème, notamment au regard des obligations légales : le respect de la confidentialité, la protection des données personnelles, ou encore la capacité à répondre à un audit.

Le manque de traçabilité complique également le suivi. Qui a modifié ce contrat ? Quand ce fichier a-t-il été supprimé ? En l’absence d’éléments fiables, il devient difficile d’apporter des réponses précises en cas de litige ou de contrôle.

Mieux structurer les droits d’action

Mettre en place une organisation documentaire plus structurée permet de mieux répartir les responsabilités.

Chaque collaborateur peut accéder aux documents dont il a besoin pour travailler, tout en étant limité dans ses possibilités d’action sur les contenus qui ne relèvent pas de son périmètre.

Les droits d’action peuvent être ajustés en fonction des profils : certains pourront modifier ou valider un document, d’autres seulement le consulter. Les fichiers les plus sensibles peuvent bénéficier d’une protection renforcée, avec des restrictions d’accès ou une validation obligatoire avant toute mise à jour.

Cette approche permet de :

• Gagner en fiabilité,
• Gagner en fluidité,
• Gagner en sécurité.

Et surtout, elle donne à chacun un cadre clair pour travailler avec les bons documents, au bon moment et en toute confiance.

 
Clarifier les droits d’action, c’est poser des bases solides pour une gestion documentaire plus sereine.